10 Beste Outlook-Funktionen, die Sie jetzt ausprobieren müssen

Microsoft Outlook ist wahrscheinlich das bekannteste Werkzeug für das persönliche Informationsmanagement der Welt.

Es begann als einfacher E-Mail-Client und hat sich zu einem integralen Bestandteil der Microsoft Office Suite entwickelt. Während es immer noch ein E-Mail-Client ist – einer der besten, die es gibt – bietet es eine Vielzahl neuer Funktionen.

Hier sind die 10 besten Funktionen, die Outlook bietet.

Wie bekomme ich das Beste aus Outlook heraus?

1. Outlook für die Zusammenarbeit

Was an Outlook besonders ist, sind die Werkzeuge, die Ihren typischen Arbeitstag genau widerspiegeln. Zum Beispiel ermöglicht es Ihnen, die Bedürfnisse und Aktionen Ihrer Kunden im Auge zu behalten, damit Sie genau wissen, was Ihre nächsten Schritte sind.

Dann können Sie die speziell für die Gruppenarbeit vorgesehenen Funktionen von Outlook nutzen, um einen Aktionsplan zu erstellen.

Alle zusammen an einem Projekt zu arbeiten, ist entscheidend, und es ist viel einfacher, wenn sich alle in derselben Office 365-Gruppe befinden.

Natürlich ist die Planung von Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Gruppenarbeit, und Outlook erleichtert diesen Aspekt erheblich. Leider ist nicht immer jeder verfügbar, daher hilft Outlook dabei, die Meetings genau richtig zu terminieren.

Sobald Sie schließlich alles zusammengebracht und die neuesten Themen auf Ihrer Agenda besprochen haben, stellt Ihnen Outlook die Werkzeuge zur Verfügung, um effiziente Notizen zu machen.

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2. Erhöhte Ordnerfreigabe

In einer Arbeitsumgebung ist das Senden und Empfangen von Informationen unerlässlich. Daher ist Outlook voll darauf vorbereitet, auch die höchsten Erwartungen hinsichtlich der Datei- und Ordnerfreigabe zu erfüllen.

Dies ermöglicht es Ihnen als Gruppe, Daten weiterhin zu teilen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, ältere Dateien und Ordner zu löschen, um Platz zu schaffen. Lesen Sie mehr zu diesem Thema

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3. Zahlungen im Outlook-Posteingang

Wenn Sie alle mit der Arbeit beschäftigt sind, ist es leicht, alltägliche Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen zu vergessen.

Mit Outlook können Sie jedoch Rechnungen über Microsoft Pay bezahlen, ohne sich um Steuerstrafen sorgen zu müssen.

4. Dunkelmodus

Viele Programme haben sich entschieden, den Dunkelmodus einzuführen, und Outlook ist da keine Ausnahme. Als es erstmals angekündigt wurde, waren die Nutzer ziemlich begeistert von der Nachricht.

Ihre Begeisterung wurde auch durch die Tatsache beflügelt, dass Outlook jetzt vollständige Unterstützung für das schwarze Office-Design erhalten würde.

Zudem ist der Dunkelmodus viel augenfreundlicher, insbesondere beim Lesen von Dokumenten bei Nacht oder in dunklen Räumen. Außerdem hilft es, den Akkuverbrauch auf mobilen Geräten zu reduzieren, da der Bildschirm nicht mehr so hell leuchtet.

Daher sind diejenigen von Ihnen, die ihre E-Mails normalerweise über ihr Handy lesen, wahrscheinlich die eifrigsten Nutzer von Outlooks Dunkelmodus.

5. Modernes UI

Frisch auszusehen ist fast ebenso wichtig wie nützlich zu sein, und Outlook bietet eine schlanke Benutzeroberfläche für den modernen Nutzer. Darüber hinaus wird das Design ständig aktualisiert, und neue Funktionen werden kontinuierlich zum Werkzeugset hinzugefügt.

Das umfasst unter anderem neue interaktive Möglichkeiten, Sie über bevorstehende Ereignisse zu benachrichtigen. Outlook beinhaltet von Fluent Design inspirierte Effekte, die die Nutzung äußerst angenehm machen.

Diese moderne Gestaltung dient jedoch nicht nur dem Aussehen, sie trägt auch dazu bei, dass Outlook deutlich schneller arbeitet.

6. Nutzung von Tinte

Wie bereits erwähnt, muss das Schreiben von E-Mails nicht standardmäßig und langweilig sein.

Outlook bietet Ihnen alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um E-Mails zu senden, die entweder stilvoll oder unterhaltsam sind, je nach Ihrer Stimmung.

7. Verschlüsseln Sie Ihre E-Mails

Wenn Sie eine E-Mail senden oder empfangen, erwarten Sie, dass Ihre Privatsphäre respektiert wird. Mit Outlook müssen Sie sich dank der fortschrittlichen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keine Sorgen um Sicherheitsprobleme machen.

Diese Funktion gewährleistet das höchste Maß an Sicherheit, sodass Sie und die Geheimnisse Ihres Unternehmens geheim bleiben.

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8. Es verwendet KI

Wie bereits erwähnt, entwickelt sich Outlook kontinuierlich weiter, und es scheint, dass der nächste Trend in fast jedem Bereich KI ist.

Outlook und andere Apps der Microsoft Office-Suite werden ebenfalls KI-gestützte Funktionen erhalten, die die Arbeit damit erleichtern werden.

Wichtiger ist, dass es besser mit anderen KIs kommunizieren kann, was den Austausch von Informationen zwischen Apps verbessert.

9. Fokussierter Posteingang

E-Mails priorisieren ist entscheidend, insbesondere wenn Sie täglich viele von ihnen senden und empfangen.

Aus diesem Grund bietet Outlook ein sogenanntes fokussiertes Postfach, in dem E-Mails basierend auf einer vom Benutzer zugewiesenen Priorität angeordnet sind. Darüber hinaus machen andere Werkzeuge wie @-Erwähnungen und Cloud-Anhänge Outlook zu einem E-Mail-Client der Zukunft.

Sie können Ihre Outlook-E-Mails mit weiteren Tipps organisieren, wenn Sie einen aufgeräumten Posteingang und priorisierte Aufgaben wünschen.

10. Reparierbar und vielseitig

Mit seinen praktischen Werkzeugen und dem großartigen Design müssen wir daran denken, dass Microsoft Outlook eine Computeranwendung ist. Wie jede Computeranwendung kann sie anfällig für fehlerhafte Registrierungen, schlechte Installationen und beschädigte Daten sein.

Glücklicherweise ist Outlook äußerst beliebt, und daher gibt es viele Werkzeuge, die die Reparatur zum Kinderspiel machen.

Aufgrund seiner Popularität und der Vielzahl an Funktionen belegt Outlook den dritten Platz im E-Mail-Marktananteil. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unseren Beitrag. Und Outlook für Windows sowie Outlook für das Web werden bald eine neue Schaltflächenoption erhalten. Benutzer können die E-Mail-Synchronisation mit der Synchronisationsoption von Outlook initiieren, sodass es nur eine Frage der Geduld ist.

Sind Sie nicht immer noch von der Effektivität von Outlook überzeugt? Warum nicht stattdessen einen alternativen E-Mail-Client ausprobieren?