يحظى البريد الإلكتروني الاحترافي المنظم جيدًا والمكتوب بشكل صحيح بتقدير جيد داخل المؤسسات. بشكل عام ، يبحث المديرون عن المواهب التي تهتم بصورتها الشخصية ، وكذلك صورة الشركة ، دون إغفال بعض الإجراءات الشكلية في عملية الاتصال.
من الواضح أن الشبكات الاجتماعية ، المستخدمة على نطاق واسع من قبل الشركات الحديثة اليوم ، تسمح لهذه العملية بأن تكون أسرع وأكثر ديناميكية ، ولكن لا تزال نعم ، لا يزال البريد الإلكتروني وسيلة فعالة للغاية في عالم الأعمال ، على الرغم من أن العديد من المهنيين لديهم شكوك ويرتكبون أخطاء عندما يتعلق الأمر ارسلها.
شاهد المزيد
محدث! أفضل 5 مقترحات للوظائف المستقلة لـ...
يرفض المدير طالبة الوظيفة بعد اعتبارها "أيضًا...
نظرًا لأن جهة الاتصال ليست مباشرة ، يجب أن تكون حريصًا جدًا في الكلمات ووضع الجمل. يمكن لخطأ بسيط أن يعطي انطباعًا بأنك محترف متعجرف أو مهمل.
حتى لا تتعرض لهذا الموقف وتعرف ماذا تفعل عندما تضطر إلى إرسال بريد إلكتروني في بيئة عملك.
الرعاية الأولى التي تحتاج إلى اتخاذها هي اختيار موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك. يجب ملء هذا الحقل دائمًا ، بغض النظر عن المستلم. يفضل اختيار عنوان يعرّف القارئ بما سيقال في نص الرسالة الإلكترونية. تجنب عبارات مثل: "عاجل" أو "اهتمام" ، على العكس من ذلك ، ابحث عن الموضوعية والوضوح.
في الجملة الافتتاحية ، حدد الموضوع الرئيسي لبريدك الإلكتروني. تجنب أي نوع من التشويق قبل الوصول إلى النقطة الرئيسية. اعلم أنه نادرًا ما يهتم القارئ بقراءة بريدك الإلكتروني حتى النهاية لمعرفة المفاجأة في بريدك الإلكتروني. لذا كن دائمًا موضوعيًا.
ما الموضوع الذي تريد تناوله؟ ما نوع الرسالة التي تريد إيصالها؟ بغض النظر عن نواياك عند إرسال بريد إلكتروني ، حاول أن تكون واضحًا واختر كلماتك جيدًا. ضع في اعتبارك أن تأثير بريدك الإلكتروني على القراء يعتمد على الكلمات التي تستخدمها لتقديمه. حاول أن تصل مباشرة إلى النقطة وتوضح الموضوع. قل على الفور ما تحتاجه.
تجنب قدر الإمكان إرسال بريد إلكتروني مكتوب بأحرف كبيرة ، ما لم تكن نيتك أن تبدو وقحًا للقارئ. ينقل هذا النوع من الموارد الانطباع بأنك تصرخ ، أو أن تكون موثوقًا أو وقحًا ، مما قد يؤدي إلى إتلاف صورتك المهنية وحتى الإضرار بمعنى رسالتك.
حاول استخدام لغة مناسبة يسهل على القارئ فهمها.
قد تعتبر اللغة العامية والاختصارات غير الرسمية بشكل مفرط تعبيرات غير مألوفة لبعض الناس.
ما يمكن أن يحدث هو ضجيج كبير في التواصل وصعوبة التوصل إلى اتفاق.
عند إعادة صياغة بريدك الإلكتروني ، حاول كتابته بإيجاز وبوضوح. إذا كانت رسالتك طويلة جدًا ، فقد تولد عدم اهتمام القارئ ولن يقرأ حتى النهاية. إذا كتبت أكثر من ثلاث فقرات ، فحاول قراءتها مرة أخرى لتلخيص الفكرة أو أدخل مرفقًا بالموضوع الكامل.
عند إرسال بريد إلكتروني احترافي ، لا تنس ، تحت أي ظرف من الظروف ، أن تسأل "من فضلك" أو أن تقول شكرًا لك. عند استخدام هذه الكلمات ، كن صادقًا ، لأنه من الممكن أن تفهم ، في السياق العام ، ما إذا كنت تهكم أو تسخر.
اقتراح آخر هو تقديم توقيع مع اسمك الكامل ومعلومات الاتصال في نهاية البريد الإلكتروني ، والذي يتضمن عنوان عملك ورقم هاتفك وامتداده. ستسهل هذه البيانات التواصل المباشر معك ، إذا لزم الأمر.
بعد كتابة بريدك الإلكتروني ، قم بمراجعته بعناية. ربما تكون قد فاتتك شيئًا بدا طبيعيًا في البداية ، ولكن يمكن أن يُنظر إليه على أنه إهمال أو عدم اهتمام بالأعمال التجارية من وجهة نظر القارئ.
يهتم الأشخاص الذين يهتمون بتقديم ملاحظات فورية بعملية العمل. بغض النظر عن الموضوع ، قدم ملاحظات للقارئ. إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الوقت للرد بشكل مناسب ، فيرجى إرسال بريد إلكتروني لتوضيح السبب.
