En velstruktureret og korrekt skrevet professionel e-mail er meget velrenommeret i organisationer. Generelt leder ledere efter talenter, der bekymrer sig om deres personlige image, såvel som virksomhedens, uden at miste visse formaliteter i kommunikationsprocessen af syne.
Det er klart, at sociale netværk, der er meget brugt af moderne virksomheder i dag, tillader denne proces at være hurtigere og mere dynamisk, men stadig ja, e-mail er fortsat et meget effektivt medie i erhvervslivet, selvom mange fagfolk tvivler og laver fejl, når det kommer til sende det.
se mere
Opdateret! De 5 bedste forslag til freelancejob til...
Lederen afviser jobansøger efter at have fundet hende "for...
Fordi kontakten ikke er direkte, skal du være meget forsigtig med ord og placering af sætninger. En lille fejl kan skabe det indtryk, at du er en anmassende eller skødesløs professionel.
Så du ikke bliver udsat for denne situation og ved, hvad du skal gøre, når du skal sende en mail i dit arbejdsmiljø.
Den første omhu, du skal tage, er at vælge emnet for din e-mail. Dette felt skal altid udfyldes, uanset modtager. Vælg helst en titel, der introducerer din læser til, hvad der vil blive sagt i e-mailens brødtekst. Undgå udtryk som: "haster" eller "opmærksomhed", søg tværtimod objektivitet og klarhed.
I den indledende sætning skal du adressere hovedemnet i din e-mail. Undgå enhver form for spænding, før du kommer til hovedpunktet. Ved, at næppe en læser vil være interesseret i at læse din e-mail indtil slutningen for at finde ud af, hvad overraskelsen i din e-mail egentlig er. Så vær altid objektiv.
Hvilket emne vil du tage op? Hvilken slags budskab ønsker du at få ud? Uanset dine intentioner, når du sender en e-mail, så prøv at være klar og vælg dine ord godt. Husk, at effekten din e-mail vil have på læsere afhænger af de ord, du bruger til at introducere den. Prøv at komme direkte til sagen og gøre emnet klart. Sig med det samme, hvad du har brug for.
Undgå så vidt muligt at sende en e-mail skrevet med store bogstaver, medmindre din hensigt er at fremstå uhøflig over for din læser. Denne type ressource formidler indtrykket af, at du råber, er autoritativ eller uhøflig, hvilket kan skade dit professionelle image og endda kompromittere betydningen af dit budskab.
Prøv at bruge et passende sprog, som er let at forstå for din læser.
Alt for uformelt sprog, slang og forkortelser kan betragtes som ukendte udtryk for nogle mennesker.
Det, der kan ske, er en enorm støj i kommunikationen og vanskeligheden ved at nå til enighed.
Når du omformulerer din e-mail, så prøv at skrive den kort og tydeligt. Hvis din besked er for lang, kan den skabe læserens uinteresse, og han vil ikke læse før til sidst. Hvis du skrev mere end tre afsnit, så prøv at læse det igen for at opsummere ideen eller indsæt en vedhæftet fil med hele emnet.
Når du sender en professionel e-mail, så glem ikke under nogen omstændigheder at spørge "venligst" eller at sige tak. Når du bruger disse ord, skal du være oprigtig, for det er muligt i den generelle sammenhæng at forstå, om du er ironisk eller hånende.
Et andet forslag er at præsentere en underskrift med dit fulde navn og kontaktoplysninger i slutningen af e-mailen, som inkluderer din arbejdsadresse, telefonnummer og lokalnummer. Disse data vil lette en mere direkte kommunikation med dig, hvis det er nødvendigt.
Når du har skrevet din e-mail, skal du gennemgå den omhyggeligt. Du er måske gået glip af noget, der i starten virkede normalt, men som kunne ses som sjusk eller manglende interesse for forretning fra din læsers synspunkt.
Folk, der interesserer sig for at give øjeblikkelig feedback, er mere interesserede i arbejdsprocessen. Uanset hvad emnet er, så giv feedback til din læser. Hvis der er brug for mere tid til at svare tilstrækkeligt, bedes du sende en e-mail for at forklare hvorfor.