Τι κάνει ένας βοηθός διαχείρισης; - Εκπαίδευση και μετασχηματισμός

Ενας Διοικητική Βοηθός, μερικές φορές ονομάζεται fυπάλληλος γραφείου, γραμματέας ή ακόμη και ρεσεψιονίστ, είναι κάποιος που εκτελεί καθημερινά καθήκοντα γραφείου και οργανισμού. Είναι από τους πιο σημαντικούς υπαλλήλους ενός οργανισμού, διατηρώντας τα πάντα ομαλά πίσω από τα παρασκήνια.

Οι διοικητικοί βοηθοί οργανώνουν αρχεία, πρόχειρα μηνύματα, προγραμματίζουν ραντεβού και βοηθούν άλλους υπαλλήλους. Ενώ θα τους βρείτε να εργάζονται σχεδόν σε κάθε κλάδο, οι περισσότεροι απασχολούνται σε σχολεία, νοσοκομεία, κυβερνητικές υπηρεσίες και ιατρικά και νομικά γραφεία.

Τι κάνει ένας βοηθός διαχείρισης;

Οι βοηθοί διαχείρισης χρησιμοποιούν έναν υπολογιστή για τη δημιουργία υπολογιστικών φύλλων, τη σύνταξη μηνυμάτων, τη διαχείριση βάσεων δεδομένων και την προετοιμασία παρουσιάσεων, αναφορών και εγγράφων. Μπορούν επίσης να διαπραγματευτούν με προμηθευτές, να αγοράσουν αναλώσιμα, να διαχειριστούν αποθήκες ή εταιρικές βιβλιοθήκες και να λάβουν δεδομένα από πολλές πηγές. Τα ειδικά καθήκοντα ποικίλουν ανάλογα με την εμπειρία, τον τίτλο και την ειδικότητα.

Δείτε επίσης:

• Τι κάνει ο βελονιστής;
• Ηθοποιός
• Τι κάνει ένας λογιστής;

Η εργασία ενός βοηθού διαχειριστή περιλαμβάνει γενικά τα ακόλουθα:

• Συντηρήστε χαρτί και ηλεκτρονικά συστήματα αρχειοθέτησης για αρχεία και μηνύματα
• Προώθηση και διανομή εισερχόμενων email και email
• Απαντήστε σε ρουτίνα γράμματα και email
• Απάντηση και επισύναψη αρχείων σε εισερχόμενα μηνύματα
• Διόρθωση ορθογραφίας και γραμματικής για την εξασφάλιση ακρίβειας
• Λειτουργήστε μηχανές φαξ, τηλεδιάσκεψη και τηλεφωνικά συστήματα και άλλο εξοπλισμό γραφείου
• Χρησιμοποιήστε υπολογιστές για υπολογιστικό φύλλο, επεξεργασία κειμένου, διαχείριση βάσεων δεδομένων και άλλες εφαρμογές
• Συμπληρώστε τα έντυπα σύμφωνα με τις διαδικασίες της εταιρείας

Πώς είναι ο χώρος εργασίας;

Ενώ οι διοικητικοί βοηθοί εργάζονται σχεδόν σε κάθε κλάδο, πολλοί συγκεντρώνονται σε σχολεία, νοσοκομεία, κυβερνητικές υπηρεσίες και νομικά και ιατρικά γραφεία. Τα περισσότερα εργάζονται με πλήρη απασχόληση σε άνετα περιβάλλοντα γραφείου. Οι εικονικοί βοηθοί συνήθως εργάζονται από ένα γραφείο στο σπίτι.