Un correo electrónico profesional bien estructurado y correctamente escrito es muy bien visto dentro de las organizaciones. En general, los directivos buscan talento que se preocupe por su imagen personal, así como la de la empresa, sin perder de vista ciertas formalidades en el proceso de comunicación.
Está claro que las redes sociales, muy utilizadas por las empresas modernas hoy en día, permiten que este proceso sea más rápido y dinámico, pero aún así sí, el correo electrónico sigue siendo un medio muy eficaz en el mundo empresarial, aunque muchos profesionales tienen dudas y se equivocan a la hora de mándalo.
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Debido a que el contacto no es directo, debe tener mucho cuidado con las palabras y la ubicación de las oraciones. Un pequeño error puede crear la impresión de que eres un profesional autoritario o descuidado.
Para que no te veas sometido a esta situación y sepas qué hacer cuando tengas que enviar un correo electrónico en tu entorno de trabajo.
El primer cuidado que debe tener es elegir el asunto de su correo electrónico. Este campo debe rellenarse siempre, independientemente del destinatario. Preferiblemente, elija un título que presente a su lector lo que se dirá en el cuerpo del correo electrónico. Evita expresiones como: “urgente” o “atención”, por el contrario, busca la objetividad y la claridad.
En la oración de apertura, aborde el tema principal de su correo electrónico. Evite cualquier tipo de suspenso antes de llegar al punto principal. Sepa que difícilmente un lector estará interesado en leer su correo electrónico hasta el final para descubrir cuál es realmente la sorpresa en su correo electrónico. Así que sé siempre objetivo.
¿Qué tema quieres abordar? ¿Qué tipo de mensaje quieres transmitir? Independientemente de tus intenciones a la hora de enviar un email, trata de ser claro y elige bien tus palabras. Tenga en cuenta que el efecto que tendrá su correo electrónico en los lectores depende de las palabras que use para presentarlo. Trate de ir directo al grano y dejar claro el tema. Di de inmediato lo que necesitas.
Evita en lo posible enviar un correo electrónico escrito en mayúsculas, a menos que tu intención sea parecer grosero con tu lector. Este tipo de recurso da la impresión de que estás gritando, siendo autoritario o grosero, lo que puede dañar tu imagen profesional e incluso comprometer el sentido de tu mensaje.
Trate de usar un lenguaje apropiado que sea fácil de entender para su lector.
El lenguaje demasiado informal, la jerga y las abreviaturas pueden considerarse expresiones desconocidas para algunas personas.
Lo que puede pasar es un gran ruido en la comunicación y la dificultad de llegar a un acuerdo.
Al reformular su correo electrónico, intente escribirlo breve y claramente. Si tu mensaje es demasiado largo, puede generar el desinterés del lector y no leerá hasta el final. Si escribiste más de tres párrafos, intenta leerlo nuevamente para resumir la idea o inserta un archivo adjunto con el tema completo.
A la hora de enviar un email profesional, no olvides, en ningún caso, pedir “por favor” o decir gracias. Al usar estas palabras, sea sincero, porque es posible entender, en el contexto general, si está siendo irónico o burlón.
Otra sugerencia es presentar una firma con su nombre completo y datos de contacto al final del correo electrónico, que incluya su dirección de trabajo, número de teléfono y extensión. Estos datos facilitarán una comunicación más directa con usted, en caso de ser necesario.
Después de escribir su correo electrónico, revíselo cuidadosamente. Es posible que se haya perdido algo que al principio parecía normal, pero que desde el punto de vista del lector podría verse como un descuido o una falta de interés en los negocios.
Las personas que se preocupan por dar retroalimentación inmediata están más interesadas en el proceso de trabajo. No importa cuál sea el tema, dé su opinión a su lector. Si se necesita más tiempo para responder adecuadamente, envíe un correo electrónico para explicar por qué.
