Dobro strukturirana i ispravno napisana profesionalna e-pošta vrlo je cijenjena u organizacijama. Općenito, menadžeri traže talente kojima je stalo do osobnog imidža, ali i imidža tvrtke, ne gubeći iz vida određene formalnosti u komunikacijskom procesu.
Jasno je da društvene mreže, koje danas uvelike koriste moderne tvrtke, omogućuju da taj proces bude brži i dinamičniji, ali ipak da, e-pošta je i dalje vrlo učinkovit medij u poslovnom svijetu, iako mnogi profesionalci sumnjaju i griješe kada je u pitanju poslati ga.
vidi više
Ažurirano! 5 najboljih prijedloga za freelance poslove za…
Voditelj odbija kandidatkinju za posao nakon što smatra da je "previše...
Budući da kontakt nije izravan, morate biti vrlo oprezni s riječima i postavljanjem rečenica. Mala greška može stvoriti dojam da ste prepotentan ili nemaran profesionalac.
Kako ne biste bili izloženi ovoj situaciji i znali što učiniti kada morate poslati e-poštu u svom radnom okruženju.
Prvo što morate paziti je odabir predmeta vaše e-pošte. Ovo polje mora biti uvijek popunjeno, bez obzira na primatelja. Po mogućnosti odaberite naslov koji uvodi vašeg čitatelja u ono što će biti rečeno u tijelu e-poruke. Izbjegavajte izraze poput: “hitno” ili “pažnja”, naprotiv, tražite objektivnost i jasnoću.
U uvodnoj se rečenici pozabavite glavnom temom svoje e-pošte. Izbjegavajte bilo kakvu neizvjesnost prije nego što prijeđete na glavnu stvar. Znajte da će teško koji čitatelj biti zainteresiran pročitati vaš e-mail do kraja kako bi saznao što je zapravo iznenađenje u vašem e-mailu. Zato uvijek budite objektivni.
Koju temu želite obraditi? Kakvu poruku želite prenijeti? Bez obzira na vaše namjere kada šaljete e-mail, pokušajte biti jasni i dobro birajte riječi. Imajte na umu da učinak koji će vaša e-pošta imati na čitatelje ovisi o riječima kojima ćete je predstaviti. Pokušajte prijeći ravno na stvar i razjasniti temu. Reci odmah što ti treba.
Izbjegavajte što je više moguće slanje e-pošte napisane velikim slovima, osim ako vam je namjera ispasti nepristojna prema čitatelju. Ova vrsta resursa ostavlja dojam da vičete, da ste autoritativni ili nepristojni, što može naštetiti vašem profesionalnom imidžu, pa čak i ugroziti značenje vaše poruke.
Pokušajte koristiti odgovarajući jezik koji je lako razumljiv vašem čitatelju.
Previše neformalan jezik, sleng i kratice mogu se nekim ljudima smatrati nepoznatim izrazima.
Ono što se može dogoditi je veliki šum u komunikaciji i otežano postizanje dogovora.
Kada preformulirate svoju e-poštu, pokušajte je napisati kratko i jasno. Ako je vaša poruka preduga, kod čitatelja može izazvati nezainteresiranost i neće je pročitati do kraja. Ako ste napisali više od tri odlomka, pokušajte ga ponovno pročitati kako biste sažeti ideju ili umetnite privitak s cijelom temom.
Kada šaljete profesionalnu e-poštu, nemojte zaboraviti, ni pod kojim okolnostima, pitati "molim" ili reći hvala. Kada koristite ove riječi, budite iskreni, jer je moguće razumjeti, u općem kontekstu, jeste li ironični ili se rugate.
Još jedan prijedlog je da na kraju e-poruke stavite potpis s punim imenom i prezimenom i podacima za kontakt, što uključuje vašu poslovnu adresu, telefonski broj i kućni broj. Ovi podaci će omogućiti izravniju komunikaciju s vama, ako je potrebno.
Nakon što napišete svoju e-poštu, pažljivo je pregledajte. Možda ste propustili nešto što se isprva činilo normalnim, ali bi se moglo shvatiti kao aljkavost ili nedostatak interesa za posao sa stajališta vašeg čitatelja.
Ljudi kojima je stalo do trenutne povratne informacije više su zainteresirani za proces rada. Bez obzira na temu, dajte povratnu informaciju svom čitatelju. Ako je potrebno više vremena za adekvatan odgovor, pošaljite e-poruku da objasnite zašto.
