A jól strukturált és helyesen megírt szakmai e-mailt nagyon nagyra értékelik a szervezetek. Általánosságban elmondható, hogy a vezetők olyan tehetségeket keresnek, akiknek fontos a személyes imázsuk, valamint a vállalatról alkotott kép, anélkül, hogy szem elől tévesztenék a kommunikációs folyamat bizonyos formalitásait.
Nyilvánvaló, hogy a modern vállalatok által manapság széles körben használt közösségi hálózatok lehetővé teszik, hogy ez a folyamat gyorsabb és dinamikusabb legyen, de mégis igen, az e-mail továbbra is nagyon hatékony médium az üzleti világban, bár sok szakembernek vannak kétségei és hibáznak, amikor arról van szó. Küldje el.
többet látni
Frissítve! Az 5 legjobb ajánlat szabadúszó állásokra a…
A menedzser visszautasítja az álláspályázót, miután úgy ítélte meg, hogy „is…
Mivel a kapcsolat nem közvetlen, nagyon óvatosnak kell lenni a szavakkal és a mondatok elhelyezésével. Egy apró hiba azt a benyomást keltheti, hogy ön egy fennhéjázó vagy hanyag szakember.
Hogy ne legyen kitéve ennek a helyzetnek, és tudja, mit kell tennie, ha e-mailt kell küldenie a munkahelyi környezetben.
Az első dolog, amire ügyelnie kell, az az e-mail tárgyának kiválasztása. Ezt a mezőt mindig ki kell tölteni, függetlenül a címzetttől. Lehetőleg olyan címet válassz, amely bevezeti olvasóját az e-mail szövegébe. Kerülje az olyan kifejezéseket, mint: „sürgős” vagy „figyelem”, éppen ellenkezőleg, törekedjen az objektivitásra és a világosságra.
A nyitó mondatban térjen ki az e-mail fő témájára. Kerülj el mindenféle feszültséget, mielőtt rátérnél a lényegre. Tudd, hogy aligha lesz egy olvasónak kedved végigolvasni az e-mailedet, hogy megtudja, valójában mi a meglepetés az e-mailedben. Tehát mindig legyen tárgyilagos.
Milyen témával szeretnél foglalkozni? Milyen üzenetet szeretnél átadni? Függetlenül attól, hogy milyen szándékai vannak e-mail küldésekor, próbáljon világosan fogalmazni, és jól válassza meg a szavait. Ne feledje, hogy az e-mail üzenete az olvasókra gyakorolt hatása attól függ, hogy milyen szavakat használ a bemutatására. Próbálj meg egyenesen a lényegre térni, és világossá tenni a témát. Azonnal mondja meg, mire van szüksége.
Lehetőleg kerülje a nagybetűkkel írt e-mailek küldését, hacsak nem az a szándéka, hogy durvának tűnjön olvasója számára. Az ilyen típusú források azt a benyomást kelti, hogy Ön kiabál, tekintélyes vagy durva, ami ronthatja szakmai imázsát, sőt üzenete értelmét is veszélyeztetheti.
Próbáljon megfelelő nyelvezetet használni, amely könnyen érthető az olvasó számára.
A túlzottan informális nyelvezet, a szleng és a rövidítések egyesek számára ismeretlen kifejezések.
Ami megtörténhet, az az óriási kommunikációs zaj és a megegyezés nehézsége.
Amikor újrafogalmazza e-mailjét, próbálja meg röviden és érthetően írni. Ha az üzenete túl hosszú, az felkeltheti az olvasó érdektelenségét, és nem fogja elolvasni a végéig. Ha háromnál több bekezdést írt, próbálja meg újra elolvasni, hogy összefoglalja az ötletet, vagy szúrjon be egy mellékletet a teljes témával.
Professzionális e-mail küldésekor semmilyen körülmények között ne felejtsen el „kérem” vagy köszönetet mondani. Amikor ezeket a szavakat használja, legyen őszinte, mert az általános összefüggésben meg lehet érteni, ha ironizál vagy gúnyolódik.
Egy másik javaslat, hogy az e-mail végén mutasson be egy aláírást teljes nevével és elérhetőségével, amely tartalmazza munkahelyi címét, telefonszámát és mellékállomását. Ezek az adatok szükség esetén megkönnyítik az Önnel való közvetlenebb kommunikációt.
Az e-mail megírása után alaposan nézze át. Lehet, hogy kihagyott valamit, ami eleinte normálisnak tűnt, de az olvasó szemszögéből hanyagságnak vagy az üzleti élet iránti érdeklődés hiányának tekinthető.
Azok, akiknek fontos az azonnali visszajelzés, jobban érdeklik a munkafolyamat. Nem számít, mi a téma, adj visszajelzést az olvasónak. Ha több időre van szükség a megfelelő válaszadáshoz, kérjük, küldjön egy e-mailt az okok magyarázatához.
