Een goed gestructureerde en correct geschreven professionele e-mail staat binnen organisaties zeer goed aangeschreven. Over het algemeen zoeken managers naar talent dat belang hecht aan hun persoonlijke imago, maar ook aan dat van het bedrijf, zonder bepaalde formaliteiten in het communicatieproces uit het oog te verliezen.
Het is duidelijk dat sociale netwerken, die tegenwoordig veel worden gebruikt door moderne bedrijven, dit proces sneller en dynamischer laten verlopen, maar toch ja, e-mail blijft een zeer efficiënt medium in de zakenwereld, hoewel veel professionals twijfels hebben en fouten maken als het gaat om stuur het.
Bekijk meer
Bijgewerkt! De 5 beste voorstellen voor freelance jobs voor de…
Manager wijst sollicitant af nadat hij haar "te...
Omdat het contact niet direct is, moet je heel voorzichtig zijn met woorden en plaatsing van zinnen. Een kleine fout kan de indruk wekken dat u een aanmatigende of onzorgvuldige professional bent.
Zodat u niet aan deze situatie wordt blootgesteld en weet wat u moet doen als u in uw werkomgeving een e-mail moet versturen.
De eerste zorg die u moet nemen, is het kiezen van het onderwerp van uw e-mail. Dit veld moet altijd worden ingevuld, ongeacht de ontvanger. Kies bij voorkeur een titel die uw lezer laat kennismaken met wat er in de hoofdtekst van de e-mail zal worden gezegd. Vermijd uitdrukkingen als: “dringend” of “aandacht”, streef integendeel naar objectiviteit en duidelijkheid.
Bespreek in de openingszin het hoofdonderwerp van uw e-mail. Vermijd elke vorm van spanning voordat je bij het hoofdpunt komt. Weet dat nauwelijks een lezer geïnteresseerd zal zijn in het lezen van uw e-mail tot het einde om erachter te komen wat de verrassing in uw e-mail eigenlijk is. Wees dus altijd objectief.
Welk onderwerp wil je behandelen? Wat voor boodschap wil je overbrengen? Wat je bedoelingen ook zijn bij het versturen van een e-mail, probeer duidelijk te zijn en je woorden goed te kiezen. Houd er rekening mee dat het effect van uw e-mail op lezers afhangt van de woorden die u gebruikt om het te introduceren. Probeer meteen ter zake te komen en het onderwerp duidelijk te maken. Zeg meteen wat je nodig hebt.
Vermijd zoveel mogelijk om een e-mail in hoofdletters te sturen, tenzij het uw bedoeling is om onbeleefd over te komen op uw lezer. Dit type bron wekt de indruk dat u schreeuwt, gezaghebbend of onbeleefd bent, wat uw professionele imago kan schaden en zelfs de betekenis van uw boodschap in gevaar kan brengen.
Probeer de juiste taal te gebruiken die voor uw lezer gemakkelijk te begrijpen is.
Overmatig informeel taalgebruik, jargon en afkortingen kunnen voor sommige mensen als onbekende uitdrukkingen worden beschouwd.
Wat kan gebeuren, is een enorme ruis in de communicatie en de moeilijkheid om tot overeenstemming te komen.
Probeer bij het herformuleren van uw e-mail deze kort en duidelijk te schrijven. Als uw bericht te lang is, kan dit desinteresse van de lezer wekken en zal hij niet lezen tot het einde. Als je meer dan drie alinea's hebt geschreven, probeer het dan opnieuw te lezen om het idee samen te vatten of voeg een bijlage toe met het volledige onderwerp.
Vergeet bij het versturen van een professionele e-mail in geen geval om "alsjeblieft" te vragen of om je te bedanken. Wees oprecht wanneer u deze woorden gebruikt, want in de algemene context is het mogelijk om te begrijpen of u ironisch of spottend bent.
Een andere suggestie is om een handtekening met uw volledige naam en contactgegevens aan het einde van de e-mail te plaatsen, waaronder uw werkadres, telefoonnummer en toestelnummer. Deze gegevens zullen, indien nodig, een directere communicatie met u mogelijk maken.
Lees uw e-mail na het schrijven zorgvuldig door. Misschien heb je iets gemist dat in eerste instantie normaal leek, maar vanuit het oogpunt van je lezer gezien kan worden als slordigheid of gebrek aan interesse in zaken.
Mensen die het geven van directe feedback belangrijk vinden, zijn meer geïnteresseerd in het werkproces. Ongeacht het onderwerp, geef feedback aan uw lezer. Als er meer tijd nodig is om adequaat te reageren, stuur dan een e-mail om uit te leggen waarom.
