En velstrukturert og korrekt skrevet profesjonell e-post er svært godt ansett i organisasjoner. Generelt ser ledere etter talenter som bryr seg om deres personlige image, så vel som selskapets, uten å miste visse formaliteter i kommunikasjonsprosessen av syne.
Det er klart at sosiale nettverk, mye brukt av moderne selskaper i dag, lar denne prosessen være raskere og mer dynamisk, men likevel ja, e-post fortsetter å være et svært effektivt medium i næringslivet, selv om mange fagfolk tviler og gjør feil når det gjelder sende det.
se mer
Oppdatert! De 5 beste forslagene for frilansjobber for...
Leder avslår jobbsøker etter å ha ansett henne som "for...
Fordi kontakten ikke er direkte, må du være veldig forsiktig med ord og plassering av setninger. En liten feil kan skape inntrykk av at du er en anmassende eller uforsiktig profesjonell.
Slik at du ikke blir utsatt for denne situasjonen og vet hva du skal gjøre når du skal sende en epost i ditt arbeidsmiljø.
Den første omhu du må ta er å velge emnet for e-posten din. Dette feltet skal alltid fylles ut, uavhengig av mottaker. Velg fortrinnsvis en tittel som introduserer leseren din til det som vil bli sagt i selve e-posten. Unngå uttrykk som: "haster" eller "oppmerksomhet", tvert imot, søk objektivitet og klarhet.
I åpningssetningen tar du opp hovedemnet i e-posten din. Unngå enhver form for spenning før du kommer til hovedpoenget. Vet at knapt en leser vil være interessert i å lese e-posten din før på slutten for å finne ut hva overraskelsen i e-posten din faktisk er. Så vær alltid objektiv.
Hvilket emne vil du ta opp? Hva slags budskap ønsker du å få frem? Uavhengig av intensjonene dine når du sender en e-post, prøv å være tydelig og velg ordene dine godt. Husk at effekten e-posten din vil ha på leserne avhenger av ordene du bruker for å introdusere den. Prøv å komme rett til poenget og gjøre emnet klart. Si med en gang hva du trenger.
Unngå så mye som mulig å sende en e-post skrevet med store bokstaver, med mindre intensjonen din er å virke frekk for leseren din. Denne typen ressurs formidler inntrykk av at du roper, er autoritativ eller frekk, noe som kan skade ditt profesjonelle image og til og med kompromittere betydningen av budskapet ditt.
Prøv å bruke et passende språk som er lett å forstå for leseren.
Altfor uformelt språk, slang og forkortelser kan betraktes som ukjente uttrykk for noen mennesker.
Det som kan skje er en enorm støy i kommunikasjonen og vanskeligheten med å komme til enighet.
Når du omformulerer e-posten din, prøv å skrive den kort og tydelig. Hvis meldingen din er for lang, kan den generere leserens uinteresse, og han vil ikke lese før på slutten. Hvis du skrev mer enn tre avsnitt, prøv å lese det på nytt for å oppsummere ideen eller legg inn et vedlegg med hele emnet.
Når du sender en profesjonell e-post, ikke glem, under noen omstendigheter, å spørre "vær så snill" eller å si takk. Når du bruker disse ordene, vær oppriktig, for det er mulig å forstå, i den generelle sammenhengen, om du er ironisk eller hånende.
Et annet forslag er å presentere en signatur med fullt navn og kontaktinformasjon på slutten av e-posten, som inkluderer jobbadresse, telefonnummer og utvidelse. Disse dataene vil lette en mer direkte kommunikasjon med deg, om nødvendig.
Etter at du har skrevet e-posten din, bør du gjennomgå den nøye. Du har kanskje gått glipp av noe som til å begynne med virket normalt, men som kan sees på som slurv eller mangel på interesse for forretninger fra leserens synspunkt.
Folk som bryr seg om å gi umiddelbare tilbakemeldinger er mer interessert i arbeidsprosessen. Uansett emne, gi tilbakemelding til leseren din. Hvis det trengs mer tid til å svare tilstrekkelig, vennligst send en e-post for å forklare hvorfor.