Dobrze skonstruowany i poprawnie napisany profesjonalny e-mail jest bardzo dobrze postrzegany w organizacjach. Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie poszukują talentów, które dbają zarówno o swój wizerunek osobisty, jak i o wizerunek firmy, nie zapominając o pewnych formalnościach w procesie komunikacji.
Oczywiste jest, że sieci społecznościowe, z których dziś korzystają nowoczesne firmy, pozwalają na szybszy i bardziej dynamiczny proces, ale jednak tak, e-mail nadal jest bardzo skutecznym medium w świecie biznesu, choć wielu profesjonalistów ma wątpliwości i popełnia błędy, jeśli chodzi o Wyślij to.
Zobacz więcej
Zaktualizowano! 5 najlepszych propozycji pracy jako freelancer dla…
Menedżer odrzuca kandydatkę do pracy po tym, jak uznał ją za „zbyt…
Ponieważ kontakt nie jest bezpośredni, trzeba bardzo uważać na słowa i układanie zdań. Mały błąd może stworzyć wrażenie, że jesteś apodyktycznym lub niedbałym profesjonalistą.
Abyś nie był narażony na taką sytuację i wiedział, co zrobić, gdy musisz wysłać wiadomość e-mail w swoim środowisku pracy.
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest wybór tematu wiadomości e-mail. To pole musi być zawsze wypełnione, niezależnie od odbiorcy. Najlepiej wybierz tytuł, który wprowadza czytelnika w treść wiadomości e-mail. Unikaj sformułowań typu: „pilne” czy „uwaga”, wręcz przeciwnie, szukaj obiektywizmu i jasności.
W zdaniu otwierającym odnieś się do głównego tematu wiadomości e-mail. Unikaj wszelkiego rodzaju napięcia przed przejściem do głównego punktu. Wiedz, że mało kto będzie zainteresowany przeczytaniem Twojego e-maila do końca, aby dowiedzieć się, czym tak naprawdę jest niespodzianka w Twoim e-mailu. Dlatego zawsze bądź obiektywny.
Jaki temat chcesz poruszyć? Jakiego rodzaju wiadomość chcesz przekazać? Niezależnie od intencji podczas wysyłania wiadomości e-mail, staraj się być klarowny i dobrze dobieraj słowa. Pamiętaj, że efekt, jaki Twój e-mail wywrze na czytelnikach, zależy od słów, których użyjesz, aby go przedstawić. Spróbuj przejść od razu do sedna i jasno przedstawić temat. Powiedz od razu, czego potrzebujesz.
W miarę możliwości unikaj wysyłania e-maili pisanych wielkimi literami, chyba że Twoim zamiarem jest wystawienie czytelnika na niegrzeczność. Tego typu zasoby sprawiają wrażenie, że krzyczysz, jesteś autorytatywny lub niegrzeczny, co może zaszkodzić Twojemu profesjonalnemu wizerunkowi, a nawet zagrozić znaczeniu Twojej wiadomości.
Staraj się używać odpowiedniego języka, który jest łatwy do zrozumienia dla czytelnika.
Zbyt nieformalny język, slang i skróty mogą być dla niektórych osób uważane za nieznane wyrażenia.
To, co może się zdarzyć, to ogromny szum w komunikacji i trudność w dojściu do porozumienia.
Przeformułowując swój e-mail, postaraj się napisać go krótko i jasno. Zbyt długa wiadomość może spowodować brak zainteresowania czytelnika, który nie przeczyta jej do końca. Jeśli napisałeś więcej niż trzy akapity, spróbuj przeczytać je ponownie, aby podsumować pomysł lub wstaw załącznik z pełnym tematem.
Wysyłając profesjonalną wiadomość e-mail, pod żadnym pozorem nie zapomnij zapytać „proszę” lub podziękować. Używając tych słów, bądź szczery, ponieważ w ogólnym kontekście można zrozumieć, czy ironizujesz, czy kpisz.
Inną sugestią jest złożenie podpisu z pełnym imieniem i nazwiskiem oraz danymi kontaktowymi na końcu wiadomości e-mail, która zawiera adres służbowy, numer telefonu i numer wewnętrzny. Dane te ułatwią w razie potrzeby bardziej bezpośrednią komunikację z Państwem.
Po napisaniu e-maila przejrzyj go uważnie. Być może przegapiłeś coś, co początkowo wydawało się normalne, ale z punktu widzenia czytelnika mogło być postrzegane jako niechlujstwo lub brak zainteresowania biznesem.
Osoby, którym zależy na udzielaniu natychmiastowej informacji zwrotnej, są bardziej zainteresowane procesem pracy. Bez względu na temat, przekaż czytelnikowi informację zwrotną. Jeśli potrzeba więcej czasu na odpowiednią odpowiedź, wyślij wiadomość e-mail z wyjaśnieniem, dlaczego.