Un e-mail profesional bine structurat și scris corect este foarte bine privit în cadrul organizațiilor. În general, managerii caută talente cărora le pasă atât imaginea personală, cât și cea a companiei, fără a pierde din vedere anumite formalități în procesul de comunicare.
Este clar că rețelele de socializare, utilizate pe scară largă de companiile moderne astăzi, permit ca acest proces să fie mai rapid și mai dinamic, dar totuși da, e-mailul continuă să fie un mediu foarte eficient în lumea afacerilor, deși mulți profesioniști au îndoieli și greșesc când vine vorba de Trimite-l.
Vezi mai mult
Actualizat! Cele mai bune 5 propuneri de joburi independente pentru...
Managerul o respinge pe un candidat după ce a considerat-o „prea...
Deoarece contactul nu este direct, trebuie să fii foarte atent cu cuvintele și plasarea propozițiilor. O mică greșeală poate crea impresia că ești un profesionist prevăzător sau neglijent.
Ca să nu fii supus acestei situații și să știi ce să faci atunci când trebuie să trimiți un email în mediul tău de lucru.
Prima grijă pe care trebuie să o ai este să alegi subiectul e-mailului tău. Acest câmp trebuie completat întotdeauna, indiferent de destinatar. Alegeți de preferință un titlu care să vă prezinte cititorul în ceea ce va fi spus în corpul e-mailului. Evitați expresii precum: „urgent” sau „atenție”, dimpotrivă, căutați obiectivitatea și claritatea.
În fraza de deschidere, abordați subiectul principal al e-mailului dvs. Evitați orice fel de suspans înainte de a ajunge la punctul principal. Să știi că cu greu un cititor va fi interesat să-ți citească e-mail-ul până la sfârșit pentru a afla care este de fapt surpriza din e-mail-ul tău. Deci fii mereu obiectiv.
Ce subiect vrei să abordezi? Ce fel de mesaj doriți să transmiteți? Indiferent de intențiile tale atunci când trimiți un e-mail, încearcă să fii clar și alege-ți bine cuvintele. Rețineți că efectul pe care e-mailul dvs. îl va avea asupra cititorilor depinde de cuvintele pe care le folosiți pentru a-l introduce. Încercați să ajungeți direct la obiect și să clarificați subiectul. Spune imediat ce ai nevoie.
Evită pe cât posibil să trimiți un e-mail scris cu majuscule, cu excepția cazului în care intenția ta este să arăți nepoliticos cititorului tău. Acest tip de resursă transmite impresia că țipi, ești autoritar sau nepoliticos, ceea ce îți poate deteriora imaginea profesională și chiar compromite sensul mesajului tău.
Încercați să utilizați un limbaj adecvat, ușor de înțeles de către cititor.
Limbajul prea informal, argoul și abrevierile pot fi considerate expresii nefamiliare pentru unele persoane.
Ceea ce se poate întâmpla este un zgomot imens în comunicare și dificultatea de a ajunge la un acord.
Când reformulați e-mailul, încercați să îl scrieți pe scurt și clar. Dacă mesajul tău este prea lung, poate genera dezinteresul cititorului și acesta nu va citi până la sfârșit. Dacă ați scris mai mult de trei paragrafe, încercați să le citiți din nou pentru a rezuma ideea sau introduceți un atașament cu subiectul complet.
Când trimiteți un e-mail profesional, nu uitați, sub nicio formă, să întrebați „vă rog” sau să vă mulțumiți. Când folosiți aceste cuvinte, fiți sincer, pentru că este posibil să înțelegeți, în context general, dacă sunteți ironic sau batjocoritor.
O altă sugestie este să prezentați o semnătură cu numele dvs. complet și informațiile de contact la sfârșitul e-mailului, care include adresa de serviciu, numărul de telefon și extensia. Aceste date vor facilita o comunicare mai directă cu dumneavoastră, dacă este necesar.
După ce ați scris e-mailul, examinați-l cu atenție. S-ar putea să fi omis ceva care la început părea normal, dar putea fi văzut ca neglijență sau lipsă de interes pentru afaceri din punctul de vedere al cititorului tău.
Oamenii cărora le pasă să ofere feedback imediat sunt mai interesați de procesul de lucru. Indiferent de subiect, oferiți feedback cititorului dvs. Dacă este nevoie de mai mult timp pentru a răspunde în mod adecvat, vă rugăm să trimiteți un e-mail pentru a explica de ce.
