En välstrukturerad och korrekt skriven professionell e-post är mycket väl ansett inom organisationer. I allmänhet letar chefer efter talanger som bryr sig om sin personliga image, såväl som företagets, utan att tappa vissa formaliteter i kommunikationsprocessen ur sikte.
Det är tydligt att sociala nätverk, som används i stor utsträckning av moderna företag idag, tillåter denna process att vara snabbare och mer dynamisk, men ändå ja, e-post fortsätter att vara ett mycket effektivt medium i affärsvärlden, även om många proffs har tvivel och gör misstag när det gäller skicka det.
se mer
Uppdaterad! De 5 bästa förslagen för frilansjobb för...
Chefen tackar nej till arbetssökande efter att ha ansett henne "för...
Eftersom kontakten inte är direkt måste du vara mycket försiktig med ord och placering av meningar. Ett litet misstag kan skapa intrycket av att du är en överlägsen eller slarvig professionell.
Så att du inte utsätts för denna situation och vet vad du ska göra när du ska skicka ett mejl i din arbetsmiljö.
Den första omsorgen du behöver ta är att välja ämnet för ditt e-postmeddelande. Detta fält ska alltid fyllas i, oavsett mottagare. Välj helst en rubrik som introducerar din läsare till vad som kommer att sägas i e-postmeddelandets brödtext. Undvik uttryck som: "brådskande" eller "uppmärksamhet", tvärtom, sök objektivitet och tydlighet.
Ta upp huvudämnet i ditt e-postmeddelande i den inledande meningen. Undvik någon form av spänning innan du kommer till huvudpunkten. Vet att knappast en läsare kommer att vara intresserad av att läsa din e-post förrän i slutet för att ta reda på vad överraskningen i ditt e-postmeddelande faktiskt är. Så var alltid objektiv.
Vilket ämne vill du ta upp? Vilken typ av budskap vill du förmedla? Oavsett dina avsikter när du skickar ett e-postmeddelande, försök att vara tydlig och välja dina ord väl. Tänk på att effekten ditt e-postmeddelande kommer att ha på läsarna beror på vilka ord du använder för att introducera det. Försök att gå rakt på sak och göra ämnet tydligt. Säg direkt vad du behöver.
Undvik så mycket som möjligt att skicka ett e-postmeddelande skrivet med versaler, såvida du inte har för avsikt att framstå som oförskämd för din läsare. Den här typen av resurser förmedlar intrycket av att du skriker, är auktoritativ eller oförskämd, vilket kan skada din professionella image och till och med äventyra innebörden av ditt budskap.
Försök att använda ett lämpligt språk som är lätt att förstå för din läsare.
Alltför informellt språk, slang och förkortningar kan anses vara okända uttryck för vissa människor.
Det som kan hända är ett enormt brus i kommunikationen och svårigheten att nå en överenskommelse.
När du omformulerar ditt e-postmeddelande, försök att skriva det kort och tydligt. Om ditt meddelande är för långt kan det generera läsarens ointresse och han kommer inte att läsa förrän i slutet. Om du skrev mer än tre stycken, försök att läsa det igen för att sammanfatta idén eller infoga en bilaga med hela ämnet.
När du skickar ett professionellt e-postmeddelande, glöm inte under några omständigheter att fråga "snälla" eller att säga tack. När du använder dessa ord, var uppriktig, för det är möjligt att förstå, i det allmänna sammanhanget, om du är ironisk eller hånfull.
Ett annat förslag är att presentera en signatur med ditt fullständiga namn och kontaktinformation i slutet av mejlet, som inkluderar din arbetsadress, telefonnummer och anknytning. Dessa uppgifter kommer att underlätta en mer direkt kommunikation med dig, om det behövs.
När du har skrivit ditt e-postmeddelande, granska det noggrant. Du kanske har missat något som först verkade normalt, men som kunde ses som slarv eller bristande intresse för affärer från din läsares synvinkel.
Människor som bryr sig om att ge omedelbar feedback är mer intresserade av arbetsprocessen. Oavsett ämne, ge feedback till din läsare. Om det behövs mer tid för att svara adekvat, skicka ett e-postmeddelande för att förklara varför.