Добре структурована та правильно написана професійна електронна пошта дуже цінується в організаціях. Загалом менеджери шукають таланти, які піклуються про свій особистий імідж, а також про імідж компанії, не випускаючи з уваги певні формальності в процесі спілкування.
Зрозуміло, що соціальні мережі, які сьогодні широко використовуються сучасними компаніями, дозволяють цьому процесу бути швидшим і динамічнішим, але все ж так, електронна пошта продовжує залишатися дуже ефективним засобом у діловому світі, хоча багато професіоналів мають сумніви та роблять помилки, коли справа стосується відправити.
побачити більше
Оновлено! 5 найкращих пропозицій для фрілансерів для...
Менеджер відмовляє претендентці на роботу, вважаючи її «занадто…
Оскільки контакт не є прямим, потрібно бути дуже обережним зі словами та розташуванням речень. Невелика помилка може створити враження, що ви владний або недбалий професіонал.
Щоб ви не потрапили в цю ситуацію та знали, що робити, коли вам потрібно надіслати електронний лист у вашому робочому середовищі.
Перше, що вам потрібно подбати, це вибрати тему вашого електронного листа. Це поле необхідно заповнювати завжди, незалежно від одержувача. Бажано вибрати заголовок, який познайомить вашого читача з тим, що буде сказано в тілі електронного листа. Уникайте таких виразів, як «терміново» або «увага», навпаки, прагнуть до об’єктивності та ясності.
У початковому реченні торкніться основної теми свого листа. Уникайте будь-якої напруги, перш ніж перейти до суті. Знайте, що навряд чи читачеві буде цікаво дочитати ваш електронний лист до кінця, щоб дізнатися, у чому насправді полягає сюрприз у вашому електронному листі. Тому завжди будьте об’єктивними.
Яку тему ви хочете розглянути? Яке повідомлення ви хочете отримати? Незалежно від ваших намірів, надсилаючи електронний лист, постарайтеся бути чіткими та правильно підбирати слова. Майте на увазі, що вплив вашого електронного листа на читачів залежить від слів, які ви використовуєте, щоб представити його. Постарайтеся відразу перейти до суті і з’ясувати тему. Скажи відразу, що тобі потрібно.
Наскільки це можливо, уникайте надсилання електронних листів, написаних великими літерами, якщо тільки ви не збираєтеся здаватися читачеві грубим. Цей тип ресурсу створює враження, що ви кричите, є авторитетним або грубим, що може зашкодити вашому професійному іміджу та навіть скомпрометувати зміст вашого повідомлення.
Намагайтеся використовувати відповідну мову, яку легко зрозуміти вашому читачеві.
Надто неформальна мова, сленг і абревіатури можуть вважатися незнайомими виразами для деяких людей.
Що може статися, так це величезний шум у спілкуванні та складність досягнення згоди.
Перефразовуючи свій електронний лист, намагайтеся писати його коротко та чітко. Якщо ваше повідомлення занадто довге, це може викликати незацікавленість читача, і він не дочитає до кінця. Якщо ви написали більше трьох абзаців, спробуйте прочитати їх ще раз, щоб узагальнити ідею, або вставте вкладення з повною темою.
Надсилаючи професійний електронний лист, ні за яких обставин не забувайте запитувати «будь ласка» або подякувати. Вживаючи ці слова, будьте щирі, адже в загальному контексті можна зрозуміти, іронізуєте ви чи глузуєте.
Інша пропозиція полягає в тому, щоб поставити підпис із вашим повним ім’ям та контактною інформацією в кінці електронного листа, яка включає вашу робочу адресу, номер телефону та розширення. Ці дані сприятимуть більш прямому спілкуванню з вами, якщо це необхідно.
Написавши електронний лист, уважно його перегляньте. Можливо, ви пропустили щось, що спочатку здавалося нормальним, але з точки зору вашого читача це могло бути розцінено як неохайність або відсутність інтересу до бізнесу.
Люди, яким важливий миттєвий зворотній зв’язок, більше зацікавлені в робочому процесі. Незалежно від теми, дайте відгук своєму читачеві. Якщо для адекватної відповіді потрібно більше часу, надішліть електронний лист із поясненням причини.
