Ένα καλά δομημένο και σωστά γραμμένο επαγγελματικό email θεωρείται πολύ καλά στους οργανισμούς. Γενικά, οι μάνατζερ αναζητούν ταλέντα που νοιάζονται για την προσωπική τους εικόνα, καθώς και για αυτή της εταιρείας, χωρίς να χάνουν από το βλέμμα τους ορισμένες τυπικότητες στη διαδικασία επικοινωνίας.
Είναι σαφές ότι τα κοινωνικά δίκτυα, που χρησιμοποιούνται ευρέως από τις σύγχρονες εταιρείες σήμερα, επιτρέπουν σε αυτή τη διαδικασία να είναι ταχύτερη και πιο δυναμική, αλλά ακόμα ναι, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να είναι ένα πολύ αποτελεσματικό μέσο στον επιχειρηματικό κόσμο, αν και πολλοί επαγγελματίες έχουν αμφιβολίες και κάνουν λάθη όταν πρόκειται για στειλε το.
δείτε περισσότερα
ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΜΕΝΟ! Οι 5 καλύτερες προτάσεις για ανεξάρτητες θέσεις εργασίας για το…
Ο διευθυντής απορρίπτει την υποψήφια θέση εργασίας, αφού την έκρινε «πολύ…
Επειδή η επαφή δεν είναι άμεση, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί με τις λέξεις και την τοποθέτηση των προτάσεων. Ένα μικρό λάθος μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ότι είστε αυταρχικός ή απρόσεκτος επαγγελματίας.
Για να μην υποβληθείτε σε αυτή την κατάσταση και να ξέρετε τι να κάνετε όταν πρέπει να στείλετε ένα email στο εργασιακό σας περιβάλλον.
Η πρώτη προσοχή που πρέπει να δώσετε είναι να επιλέξετε το θέμα του email σας. Αυτό το πεδίο πρέπει να συμπληρώνεται πάντα, ανεξάρτητα από τον παραλήπτη. Κατά προτίμηση επιλέξτε έναν τίτλο που εισάγει στον αναγνώστη σας τι θα ειπωθεί στο σώμα του email. Αποφύγετε εκφράσεις όπως: «επείγον» ή «προσοχή», αντίθετα αναζητήστε αντικειμενικότητα και σαφήνεια.
Στην αρχική πρόταση, αναφερθείτε στο κύριο θέμα του email σας. Αποφύγετε κάθε είδους σασπένς πριν φτάσετε στο κύριο σημείο. Να ξέρετε ότι δύσκολα ένας αναγνώστης θα ενδιαφέρεται να διαβάσει το email σας μέχρι το τέλος για να ανακαλύψει ποια είναι στην πραγματικότητα η έκπληξη στο e-mail σας. Οπότε να είσαι πάντα αντικειμενικός.
Ποιο θέμα θέλετε να αναφερθείτε; Τι είδους μήνυμα θέλετε να περάσετε; Ανεξάρτητα από τις προθέσεις σας όταν στέλνετε ένα email, προσπαθήστε να είστε σαφείς και να επιλέγετε καλά τα λόγια σας. Λάβετε υπόψη ότι η επίδραση που θα έχει το email σας στους αναγνώστες εξαρτάται από τις λέξεις που χρησιμοποιείτε για να το παρουσιάσετε. Προσπαθήστε να φτάσετε κατευθείαν στο θέμα και να ξεκαθαρίσετε το θέμα. Πες αμέσως αυτό που χρειάζεσαι.
Αποφύγετε όσο το δυνατόν περισσότερο να στείλετε ένα email γραμμένο με κεφαλαία γράμματα, εκτός εάν η πρόθεσή σας είναι να φανείτε αγενής στον αναγνώστη σας. Αυτός ο τύπος πόρων δίνει την εντύπωση ότι φωνάζετε, ότι είστε έγκυροι ή αγενείς, κάτι που μπορεί να βλάψει την επαγγελματική σας εικόνα και ακόμη και να θέσει σε κίνδυνο το νόημα του μηνύματός σας.
Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε κατάλληλη γλώσσα που είναι εύκολο να κατανοήσει ο αναγνώστης σας.
Η υπερβολικά ανεπίσημη γλώσσα, η αργκό και οι συντομογραφίες μπορεί να θεωρηθούν άγνωστες εκφράσεις για μερικούς ανθρώπους.
Αυτό που μπορεί να συμβεί είναι ένας τεράστιος θόρυβος στην επικοινωνία και η δυσκολία επίτευξης συμφωνίας.
Όταν αναδιατυπώνετε το email σας, προσπαθήστε να το γράψετε σύντομα και καθαρά. Εάν το μήνυμά σας είναι πολύ μεγάλο, μπορεί να προκαλέσει την αδιαφορία του αναγνώστη και δεν θα διαβάσει μέχρι το τέλος. Εάν γράψατε περισσότερες από τρεις παραγράφους, δοκιμάστε να τις διαβάσετε ξανά για να συνοψίσετε την ιδέα ή εισαγάγετε ένα συνημμένο με το πλήρες θέμα.
Όταν στέλνετε ένα επαγγελματικό email, μην ξεχάσετε, σε καμία περίπτωση, να ρωτήσετε «παρακαλώ» ή να πείτε ευχαριστώ. Όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις λέξεις, να είστε ειλικρινείς, γιατί είναι δυνατόν να καταλάβετε, στο γενικό πλαίσιο, εάν ειρωνεύεστε ή κοροϊδεύετε.
Μια άλλη πρόταση είναι να παρουσιάσετε μια υπογραφή με το πλήρες ονοματεπώνυμό σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο τέλος του email, η οποία περιλαμβάνει τη διεύθυνση εργασίας, τον αριθμό τηλεφώνου και την επέκταση. Αυτά τα δεδομένα θα διευκολύνουν μια πιο άμεση επικοινωνία μαζί σας, εάν είναι απαραίτητο.
Αφού γράψετε το email σας, ελέγξτε το προσεκτικά. Μπορεί να χάσατε κάτι που στην αρχή φαινόταν φυσιολογικό, αλλά θα μπορούσε να θεωρηθεί ως προχειρότητα ή έλλειψη ενδιαφέροντος για τις επιχειρήσεις από τη σκοπιά του αναγνώστη σας.
Οι άνθρωποι που ενδιαφέρονται για την άμεση ανατροφοδότηση ενδιαφέρονται περισσότερο για τη διαδικασία της εργασίας. Ανεξάρτητα από το θέμα, δώστε σχόλια στον αναγνώστη σας. Εάν χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να απαντήσετε επαρκώς, στείλτε ένα email για να εξηγήσετε γιατί.
