Hyvin jäsennelty ja oikein kirjoitettu ammattisähköposti on organisaatioissa erittäin arvostettu. Yleensä johtajat etsivät lahjakkuuksia, jotka välittävät henkilökohtaisesta imagostaan ja yrityksen imagosta unohtamatta tiettyjä viestintäprosessin muodollisuuksia.
On selvää, että nykyaikaisten yritysten laajasti käyttämät sosiaaliset verkostot mahdollistavat tämän prosessin nopeamman ja dynaamisemman, mutta silti kyllä, sähköposti on edelleen erittäin tehokas väline liike-elämässä, vaikka monet ammattilaiset epäilevät ja tekevät virheitä Lähetä se.
Katso lisää
Päivitetty! 5 parasta ehdotusta freelance-työhön…
Johtaja kieltäytyi työnhakijasta katsottuaan hänen "liian…
Koska yhteys ei ole suora, sinun on oltava erittäin varovainen sanojen ja lauseiden sijoittelun kanssa. Pienikin virhe voi luoda vaikutelman, että olet ylimielinen tai huolimaton ammattilainen.
Jotta et joutuisi tämän tilanteen kohteeksi ja tietäisi mitä tehdä, kun sinun on lähetettävä sähköpostia työympäristössäsi.
Ensimmäinen huolenaihe, joka sinun on tehtävä, on valita sähköpostisi aihe. Tämä kenttä on aina täytettävä vastaanottajasta riippumatta. Valitse mieluiten otsikko, joka esittelee lukijasi siihen, mitä sähköpostin tekstiosassa sanotaan. Vältä ilmaisuja, kuten "kiireellinen" tai "huomio", päinvastoin, etsi objektiivisuutta ja selkeyttä.
Käsittele aloituslauseessa sähköpostisi pääaihetta. Vältä kaikenlaista jännitystä ennen kuin pääset pääasiaan. Tiedä, että tuskin lukija on kiinnostunut lukemaan sähköpostisi loppuun asti saadakseen selville, mikä sähköpostisi yllätys oikeastaan on. Ole siis aina objektiivinen.
Mitä aihetta haluat käsitellä? Millaisen viestin haluat välittää? Huolimatta aikeistasi, kun lähetät sähköpostia, yritä olla selkeä ja valitse sanasi hyvin. Muista, että sähköpostisi vaikutus lukijoihin riippuu sanoista, joita käytät sen esittelyssä. Yritä päästä suoraan asiaan ja tehdä aihe selväksi. Sano heti mitä tarvitset.
Vältä mahdollisimman paljon isoilla kirjaimilla kirjoitetun sähköpostin lähettämistä, ellet aio näyttää töykeältä lukijaasi kohtaan. Tämäntyyppinen resurssi välittää vaikutelman, että huudat, olet arvovaltainen tai töykeä, mikä voi vahingoittaa ammattikuvaasi ja jopa vaarantaa viestisi merkityksen.
Yritä käyttää asianmukaista kieltä, jota lukijasi on helppo ymmärtää.
Liian epävirallinen kieli, slangi ja lyhenteet saattavat olla joillekin ihmisille tuntemattomia ilmaisuja.
Mitä voi tapahtua, on valtava melu viestinnässä ja vaikeus päästä sopimukseen.
Kun muotoilet sähköpostisi uudelleen, yritä kirjoittaa se lyhyesti ja selkeästi. Jos viestisi on liian pitkä, se voi herättää lukijan välinpitämättömyyden ja hän ei lue loppuun asti. Jos kirjoitit enemmän kuin kolme kappaletta, yritä lukea se uudelleen tehdäksesi yhteenvedon ideasta tai lisää liite, jossa on koko aihe.
Kun lähetät ammattisähköpostia, älä unohda missään olosuhteissa kysyä "ole hyvä" tai kiittää. Kun käytät näitä sanoja, ole vilpitön, koska on mahdollista ymmärtää yleisessä yhteydessä, oletko ironinen tai pilkkaava.
Toinen ehdotus on esittää sähköpostin lopussa allekirjoitus, jossa on koko nimesi ja yhteystietosi, joka sisältää työosoitteesi, puhelinnumerosi ja alanumerosi. Nämä tiedot helpottavat suorempaa yhteydenpitoa kanssasi tarvittaessa.
Kun olet kirjoittanut sähköpostisi, tarkista se huolellisesti. Sinulta on ehkä jäänyt huomaamatta jotain, mikä aluksi vaikutti normaalilta, mutta lukijan näkökulmasta se voidaan nähdä huolimattomuudena tai kiinnostuksen puutteena liiketoimintaa kohtaan.
Välittömästä palautteen antamisesta välittävät ihmiset ovat kiinnostuneempia työprosessista. Aiheesta riippumatta, anna palautetta lukijallesi. Jos tarvitset enemmän aikaa vastaamiseen, lähetä sähköposti ja selitä miksi.
