Un e-mail professionnel bien structuré et correctement rédigé est très apprécié au sein des organisations. En général, les managers recherchent des talents soucieux de leur image personnelle, ainsi que de celle de l'entreprise, sans perdre de vue certaines formalités dans le processus de communication.
Il est clair que les réseaux sociaux, largement utilisés par les entreprises modernes aujourd'hui, permettent à ce processus d'être plus rapide et plus dynamique, mais toujours oui, le courrier électronique continue d'être un média très efficace dans le monde des affaires, même si de nombreux professionnels ont des doutes et commettent des erreurs lorsqu'il s'agit de envoie-le.
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Parce que le contact n'est pas direct, vous devez faire très attention aux mots et au placement des phrases. Une petite erreur peut donner l'impression que vous êtes un professionnel autoritaire ou négligent.
Pour que vous ne subissiez pas cette situation et que vous sachiez quoi faire lorsque vous devez envoyer un e-mail dans votre environnement de travail.
Le premier soin que vous devez prendre est de choisir le sujet de votre e-mail. Ce champ doit toujours être renseigné, quel que soit le destinataire. Choisissez de préférence un titre qui présente à votre lecteur ce qui sera dit dans le corps de l'e-mail. Évitez les expressions comme: « urgent » ou « attention », au contraire, recherchez l'objectivité et la clarté.
Dans la phrase d'ouverture, adressez le sujet principal de votre e-mail. Évitez tout type de suspense avant d'arriver à l'essentiel. Sachez que peu de lecteurs seront intéressés à lire votre e-mail jusqu'à la fin pour découvrir quelle est réellement la surprise dans votre e-mail. Soyez donc toujours objectif.
Quel sujet souhaitez-vous aborder? Quel type de message souhaitez-vous faire passer? Quelles que soient vos intentions lors de l'envoi d'un e-mail, essayez d'être clair et de bien choisir vos mots. Gardez à l'esprit que l'effet que votre e-mail aura sur les lecteurs dépend des mots que vous utilisez pour le présenter. Essayez d'aller droit au but et de clarifier le sujet. Dites tout de suite ce dont vous avez besoin.
Évitez autant que possible d'envoyer un e-mail écrit en majuscules, sauf si votre intention est de paraître grossier à votre lecteur. Ce type de ressource donne l'impression de crier, d'être autoritaire ou grossier, ce qui peut nuire à votre image professionnelle et même compromettre le sens de votre message.
Essayez d'utiliser un langage approprié qui est facile à comprendre pour votre lecteur.
Un langage, un argot et des abréviations trop informels peuvent être considérés comme des expressions peu familières pour certaines personnes.
Ce qui peut arriver, c'est un bruit énorme dans la communication et la difficulté de parvenir à un accord.
Lorsque vous reformulez votre e-mail, essayez de l'écrire brièvement et clairement. Si votre message est trop long, il peut générer le désintérêt du lecteur et il ne lira qu'à la fin. Si vous avez écrit plus de trois paragraphes, essayez de le relire pour résumer l'idée ou insérez une pièce jointe avec le sujet complet.
Lors de l'envoi d'un email professionnel, n'oubliez en aucun cas de demander « s'il vous plait » ou de dire merci. Lorsque vous utilisez ces mots, soyez sincère, car il est possible de comprendre, dans le contexte général, si vous êtes ironique ou moqueur.
Une autre suggestion est de présenter une signature avec votre nom complet et vos coordonnées à la fin de l'e-mail, qui comprend votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone et votre extension. Ces données faciliteront une communication plus directe avec vous, si nécessaire.
Après avoir écrit votre e-mail, lisez-le attentivement. Vous avez peut-être manqué quelque chose qui semblait normal au début, mais qui pourrait être considéré comme un manque d'attention ou un manque d'intérêt pour les affaires du point de vue de votre lecteur.
Les personnes qui se soucient de donner une rétroaction immédiate sont plus intéressées par le processus de travail. Quel que soit le sujet, donnez votre avis à votre lecteur. Si plus de temps est nécessaire pour répondre de manière adéquate, veuillez envoyer un e-mail pour expliquer pourquoi.
