एक अच्छी तरह से संरचित और सही ढंग से लिखा गया पेशेवर ईमेल संगठनों के भीतर बहुत अच्छी तरह से माना जाता है। सामान्य तौर पर, प्रबंधक ऐसी प्रतिभा की तलाश करते हैं जो संचार प्रक्रिया में कुछ औपचारिकताओं को नज़रअंदाज़ किए बिना, अपनी व्यक्तिगत छवि के साथ-साथ कंपनी की भी परवाह करती हो।
यह स्पष्ट है कि सोशल नेटवर्क, जो आज आधुनिक कंपनियों द्वारा व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, इस प्रक्रिया को तेज़ और अधिक गतिशील होने की अनुमति देता है, लेकिन फिर भी हाँ, व्यापार जगत में ई-मेल एक बहुत ही कुशल माध्यम बना हुआ है, हालाँकि कई पेशेवरों को संदेह होता है और जब बात आती है तो गलतियाँ करते हैं। इसे भेजें।
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प्रबंधक ने आवेदक को "बहुत..." समझकर नौकरी देने से इनकार कर दिया।
चूँकि संपर्क प्रत्यक्ष नहीं है, इसलिए आपको शब्दों और वाक्यों के स्थान को लेकर बहुत सावधान रहने की आवश्यकता है। एक छोटी सी गलती यह धारणा बना सकती है कि आप एक दबंग या लापरवाह पेशेवर हैं।
ताकि आप इस स्थिति का सामना न करें और जानें कि जब आपको अपने कार्य वातावरण में कोई ईमेल भेजना हो तो क्या करना है।
सबसे पहली सावधानी जो आपको बरतनी है वह है अपने ईमेल का विषय चुनना। प्राप्तकर्ता की परवाह किए बिना, यह फ़ील्ड हमेशा भरी जानी चाहिए। अधिमानतः ऐसा शीर्षक चुनें जो आपके पाठक को ईमेल के मुख्य भाग में कही गई बातों से परिचित कराए। "अत्यावश्यक" या "ध्यान" जैसी अभिव्यक्तियों से बचें, इसके विपरीत, निष्पक्षता और स्पष्टता की तलाश करें।
शुरुआती वाक्य में, अपने ईमेल के मुख्य विषय को संबोधित करें। मुख्य मुद्दे पर आने से पहले किसी भी तरह के सस्पेंस से बचें. यह जान लें कि शायद ही कोई पाठक आपके ई-मेल को अंत तक पढ़ने में रुचि रखेगा ताकि यह जान सके कि वास्तव में आपके ई-मेल में क्या आश्चर्य है। इसलिए हमेशा वस्तुनिष्ठ रहें।
आप किस विषय पर बात करना चाहते हैं? आप किस प्रकार का संदेश पहुंचाना चाहते हैं? ईमेल भेजते समय आपके इरादे चाहे जो भी हों, स्पष्ट रहने का प्रयास करें और अपने शब्दों का चयन अच्छे से करें। ध्यान रखें कि आपके ईमेल का पाठकों पर क्या प्रभाव पड़ेगा यह उन शब्दों पर निर्भर करता है जिनका उपयोग आप इसका परिचय देने के लिए करते हैं। सीधे मुद्दे पर आने और विषय को स्पष्ट करने का प्रयास करें। तुरंत बताएं कि आपको क्या चाहिए.
जहां तक हो सके बड़े अक्षरों में ईमेल भेजने से बचें, जब तक कि आपका इरादा पाठक को असभ्य दिखने का न हो। इस प्रकार के संसाधन से यह आभास होता है कि आप चिल्ला रहे हैं, अधिकारवादी या असभ्य हो रहे हैं, जो आपकी पेशेवर छवि को नुकसान पहुंचा सकता है और यहां तक कि आपके संदेश के अर्थ से भी समझौता कर सकता है।
उचित भाषा का उपयोग करने का प्रयास करें जो आपके पाठक के लिए समझने में आसान हो।
अत्यधिक अनौपचारिक भाषा, कठबोली भाषा और संक्षिप्ताक्षरों को कुछ लोगों के लिए अपरिचित अभिव्यक्ति माना जा सकता है।
संचार में भारी शोर और किसी समझौते पर पहुंचने में कठिनाई हो सकती है।
अपने ईमेल को दोबारा लिखते समय, इसे संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से लिखने का प्रयास करें। यदि आपका संदेश बहुत लंबा है, तो इससे पाठक में अरुचि पैदा हो सकती है और वह अंत तक नहीं पढ़ेगा। यदि आपने तीन से अधिक पैराग्राफ लिखे हैं, तो विचार को सारांशित करने के लिए इसे दोबारा पढ़ने का प्रयास करें या पूरे विषय के साथ एक अनुलग्नक डालें।
पेशेवर ईमेल भेजते समय, किसी भी परिस्थिति में, "कृपया" पूछना या धन्यवाद कहना न भूलें। इन शब्दों का उपयोग करते समय, ईमानदार रहें, क्योंकि सामान्य संदर्भ में यह समझना संभव है कि आप व्यंग्य कर रहे हैं या मज़ाक उड़ा रहे हैं।
एक अन्य सुझाव यह है कि ईमेल के अंत में अपना पूरा नाम और संपर्क जानकारी के साथ एक हस्ताक्षर प्रस्तुत करें, जिसमें आपका कार्य पता, फ़ोन नंबर और एक्सटेंशन शामिल हो। यदि आवश्यक हो तो यह डेटा आपके साथ अधिक सीधे संचार की सुविधा प्रदान करेगा।
अपना ईमेल लिखने के बाद उसकी सावधानीपूर्वक समीक्षा करें। हो सकता है कि आप कुछ ऐसा भूल गए हों जो पहले तो सामान्य लग रहा था, लेकिन आपके पाठक के दृष्टिकोण से इसे लापरवाही या व्यवसाय में रुचि की कमी के रूप में देखा जा सकता है।
जो लोग तत्काल प्रतिक्रिया देने की परवाह करते हैं वे कार्य प्रक्रिया में अधिक रुचि रखते हैं। विषय कोई भी हो, अपने पाठक को प्रतिक्रिया दें। यदि पर्याप्त रूप से जवाब देने के लिए अधिक समय की आवश्यकता है, तो कृपया इसका कारण बताने के लिए एक ईमेल भेजें।
