Un'e-mail professionale ben strutturata e scritta correttamente è molto apprezzata all'interno delle organizzazioni. In generale, i manager cercano talenti che abbiano a cuore la propria immagine personale, oltre che quella dell'azienda, senza perdere di vista alcune formalità nel processo di comunicazione.
È chiaro che i social network, ampiamente utilizzati oggi dalle aziende moderne, consentono a questo processo di essere più veloce e dinamico, ma comunque sì, la posta elettronica continua ad essere un mezzo molto efficiente nel mondo degli affari, anche se molti professionisti hanno dubbi e commettono errori quando si tratta di invialo.
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Poiché il contatto non è diretto, devi stare molto attento con le parole e il posizionamento delle frasi. Un piccolo errore può creare l'impressione di essere un professionista prepotente o sbadato.
In modo che tu non sia soggetto a questa situazione e sappia cosa fare quando devi inviare un'e-mail nel tuo ambiente di lavoro.
La prima cura che devi prestare è la scelta dell'oggetto della tua email. Questo campo deve essere sempre compilato, indipendentemente dal destinatario. Preferibilmente scegli un titolo che introduca il tuo lettore a ciò che verrà detto nel corpo dell'e-mail. Evita espressioni come: “urgente” o “attenzione”, al contrario, cerca obiettività e chiarezza.
Nella frase iniziale, affronta l'argomento principale della tua email. Evita qualsiasi tipo di suspense prima di arrivare al punto principale. Sappi che difficilmente un lettore sarà interessato a leggere la tua e-mail fino alla fine per scoprire qual è effettivamente la sorpresa nella tua e-mail. Quindi sii sempre obiettivo.
Quale argomento vuoi affrontare? Che tipo di messaggio vuoi far passare? Indipendentemente dalle tue intenzioni quando invii un'e-mail, cerca di essere chiaro e scegli bene le parole. Tieni presente che l'effetto che la tua email avrà sui lettori dipende dalle parole che usi per presentarla. Cerca di andare dritto al punto e chiarisci l'argomento. Dì subito di cosa hai bisogno.
Evita il più possibile di inviare un'e-mail scritta in maiuscolo, a meno che la tua intenzione non sia quella di apparire scortese al tuo lettore. Questo tipo di risorsa trasmette l'impressione che tu stia urlando, essendo autorevole o maleducato, il che può danneggiare la tua immagine professionale e persino compromettere il significato del tuo messaggio.
Cerca di usare un linguaggio appropriato che sia facile da capire per il tuo lettore.
Un linguaggio eccessivamente informale, gergo e abbreviazioni possono essere considerati espressioni non familiari per alcune persone.
Ciò che può accadere è un enorme rumore nella comunicazione e la difficoltà di raggiungere un accordo.
Quando riformuli la tua email, prova a scriverla in modo breve e chiaro. Se il tuo messaggio è troppo lungo, può generare il disinteresse del lettore e non leggerà fino alla fine. Se hai scritto più di tre paragrafi, prova a rileggerlo per riassumere l'idea o inserisci un allegato con l'argomento completo.
Quando invii un'e-mail professionale, non dimenticare, in nessun caso, di chiedere "per favore" o di dire grazie. Quando usi queste parole, sii sincero, perché è possibile capire, nel contesto generale, se sei ironico o beffardo.
Un altro suggerimento è quello di presentare una firma con il proprio nome completo e le informazioni di contatto alla fine dell'e-mail, che includa l'indirizzo di lavoro, il numero di telefono e l'estensione. Questi dati faciliteranno una comunicazione più diretta con te, se necessario.
Dopo aver scritto la tua email, controllala attentamente. Potresti aver perso qualcosa che all'inizio sembrava normale, ma potrebbe essere visto come trascuratezza o mancanza di interesse per gli affari dal punto di vista del tuo lettore.
Le persone che si preoccupano di dare un feedback immediato sono più interessate al processo di lavoro. Non importa quale sia l'argomento, dai un feedback al tuo lettore. Se è necessario più tempo per rispondere in modo adeguato, inviare un'e-mail per spiegare il motivo.