דוא"ל מקצועי מובנה וכתוב נכון זוכה להערכה רבה בארגונים. באופן כללי, מנהלים מחפשים כישרונות שאכפת להם מהתדמית האישית שלהם, כמו גם מהחברה, מבלי לאבד את הראייה של פורמליות מסוימות בתהליך התקשורת.
ברור שרשתות חברתיות, בשימוש נרחב על ידי חברות מודרניות כיום, מאפשרות לתהליך זה להיות מהיר יותר ודינמי יותר, אך עדיין כן, הדואר האלקטרוני ממשיך להיות מדיום יעיל מאוד בעולם העסקים, אם כי לאנשי מקצוע רבים יש ספקות ועושים טעויות בכל הקשור ל שלח את זה.
ראה עוד
מְעוּדכָּן! 5 ההצעות הטובות ביותר למשרות פרילנסר עבור...
המנהל דוחה את המועמד לעבודה לאחר שחשב שהיא "מדי...
מכיוון שהמגע אינו ישיר, עליך להיות זהיר מאוד במילים ובמיקום המשפטים. טעות קטנה עלולה ליצור את הרושם שאתה איש מקצוע שתלטן או רשלני.
כדי שלא תהיה נתון למצב הזה ותדע מה לעשות כשצריך לשלוח מייל בסביבת העבודה שלך.
הטיפול הראשון שעליך לנקוט הוא בחירת נושא המייל שלך. יש למלא שדה זה תמיד, ללא קשר לנמען. עדיף לבחור כותרת שמציגה לקורא שלך את מה שייאמר בגוף המייל. הימנע מביטויים כמו: "דחוף" או "תשומת לב", להיפך, חפש אובייקטיביות ובהירות.
במשפט הפתיחה, התייחס לנושא הראשי של האימייל שלך. הימנע מכל סוג של מתח לפני שמגיעים לעיקר. דעו שכמעט קורא לא יתעניין לקרוא את המייל שלכם עד הסוף כדי לגלות מהי בעצם ההפתעה במייל שלכם. אז תמיד תהיה אובייקטיבי.
באיזה נושא אתה רוצה להתייחס? איזה סוג של מסר אתה רוצה להעביר? ללא קשר לכוונות שלך בעת שליחת מייל, נסו להיות ברורים ולבחור היטב את המילים. זכור שההשפעה שתהיה לאימייל שלך על הקוראים תלויה במילים שבהן אתה משתמש כדי להציג אותו. נסו להגיע ישר לעניין ולהבהיר את הנושא. תגיד מיד מה אתה צריך.
הימנע ככל האפשר מלשלוח אימייל כתוב באותיות גדולות, אלא אם כוונתך היא להיראות גס רוח לקורא שלך. משאבים מסוג זה מעבירים את הרושם שאתם צועקים, סמכותיים או גסים, מה שעלול לפגוע בתדמית המקצועית שלכם ואף לפגוע במשמעות המסר שלכם.
נסה להשתמש בשפה מתאימה שקל לקורא שלך להבין.
שפה לא פורמלית מדי, סלנג וקיצורים עשויים להיחשב לביטויים לא מוכרים עבור אנשים מסוימים.
מה שיכול לקרות זה רעש עצום בתקשורת והקושי להגיע להסכמה.
כשאתה מנסח מחדש את האימייל שלך, נסה לכתוב אותו בקצרה וברורה. אם ההודעה שלך ארוכה מדי, היא עלולה ליצור חוסר עניין של הקורא והוא לא יקרא עד הסוף. אם כתבת יותר משלוש פסקאות, נסה לקרוא אותה שוב כדי לסכם את הרעיון או הוסף קובץ מצורף עם הנושא המלא.
בעת שליחת מייל מקצועי, אל תשכח, בשום פנים ואופן, לבקש "בבקשה" או לומר תודה. כאשר אתה משתמש במילים אלה, היה כנה, כי אפשר להבין, בהקשר הכללי, אם אתה אירוני או לועג.
הצעה נוספת היא להציג חתימה עם שמך המלא ופרטי התקשרות בסוף המייל, הכוללת את כתובת העבודה, מספר הטלפון והשלוחה שלך. נתונים אלה יאפשרו תקשורת ישירה יותר איתך, במידת הצורך.
לאחר כתיבת הדוא"ל שלך, עיין בו בקפידה. אולי פספסת משהו שבהתחלה נראה נורמלי, אבל אפשר לראות בו רישול או חוסר עניין בעסקים מנקודת המבט של הקורא שלך.
אנשים שאכפת להם לתת משוב מיידי מתעניינים יותר בתהליך העבודה. לא משנה מה הנושא, תן משוב לקורא שלך. אם יש צורך בעוד זמן כדי להגיב בצורה מספקת, אנא שלח דוא"ל כדי להסביר מדוע.
