კარგად სტრუქტურირებული და სწორად დაწერილი პროფესიული ელფოსტა ძალიან კარგად არის განხილული ორგანიზაციებში. ზოგადად, მენეჯერები ეძებენ ნიჭს, რომელიც ზრუნავს როგორც მათ პიროვნულ იმიჯზე, ასევე კომპანიის იმიჯზე, კომუნიკაციის პროცესში გარკვეული ფორმალობების დაკარგვის გარეშე.
ნათელია, რომ სოციალური ქსელები, რომლებსაც დღეს ფართოდ იყენებენ თანამედროვე კომპანიები, საშუალებას აძლევს ამ პროცესის უფრო სწრაფი და დინამიური იყოს, მაგრამ მაინც დიახ, ელექტრონული ფოსტა კვლავაც ძალიან ეფექტური საშუალებაა ბიზნეს სამყაროში, თუმცა ბევრ პროფესიონალს აქვს ეჭვი და უშვებს შეცდომებს, როდესაც საქმე ეხება გაუგზავნე.
მეტის ნახვა
განახლებულია! 5 საუკეთესო წინადადება თავისუფალი სამუშაოსთვის…
მენეჯერი უარს ამბობს სამუშაოს აპლიკანტზე მას შემდეგ, რაც მიიჩნია, რომ ის "ძალიან…
იმის გამო, რომ კონტაქტი არ არის პირდაპირი, ძალიან ფრთხილად უნდა იყოთ სიტყვებთან და წინადადებების განლაგებით. მცირე შეცდომამ შეიძლება შექმნას შთაბეჭდილება, რომ თქვენ ხართ თავმდაბალი ან უყურადღებო პროფესიონალი.
ისე, რომ თქვენ არ დაექვემდებაროთ ამ სიტუაციას და იცოდეთ რა უნდა გააკეთოთ, როდესაც თქვენს სამუშაო გარემოში ელ.წერილის გაგზავნა მოგიწევთ.
პირველი, რაც უნდა გააკეთოთ, არის თქვენი ელ.ფოსტის თემის არჩევა. ეს ველი ყოველთვის უნდა იყოს შევსებული, მიმღების მიუხედავად. სასურველია აირჩიოთ სათაური, რომელიც გააცნობს თქვენს მკითხველს, თუ რას იტყვის წერილში. მოერიდეთ გამონათქვამებს, როგორიცაა: „გადაუდებელი“ ან „ყურადღება“, პირიქით, ეძიეთ ობიექტურობა და სიცხადე.
პირველ წინადადებაში მიმართეთ თქვენი ელ.ფოსტის მთავარ თემას. მოერიდეთ ყოველგვარ შეჩერებას მთავარ საკითხამდე მისვლამდე. იცოდეთ, რომ მკითხველს ძნელად თუ დააინტერესებს თქვენი ელ. ფოსტის ბოლომდე წაკითხვა, რათა გაარკვიოს, რა არის სინამდვილეში სიურპრიზი თქვენს ელფოსტაში. ასე რომ ყოველთვის იყავი ობიექტური.
რომელ საკითხს გინდა შევეხო? რა სახის მესიჯი გსურთ გაეცნოთ? ელ.ფოსტის გაგზავნისას თქვენი განზრახვების მიუხედავად, შეეცადეთ იყოთ მკაფიო და სწორად შეარჩიოთ თქვენი სიტყვები. გაითვალისწინეთ, რომ თქვენი ელ.ფოსტის ეფექტი მკითხველებზე დამოკიდებულია სიტყვებზე, რომლებსაც იყენებთ მის გასაცნობად. შეეცადეთ პირდაპირ აზრზე გადახვიდეთ და ნათლად გაამახვილოთ თემა. მაშინვე თქვი რაც გჭირდება.
შეძლებისდაგვარად მოერიდეთ დიდი ასოებით დაწერილი ელ.წერილის გაგზავნას, თუ თქვენი განზრახვა არ არის უხეში გამოჩნდეთ თქვენი მკითხველისთვის. ამ ტიპის რესურსი იძლევა შთაბეჭდილებას, რომ თქვენ ყვირიხართ, ხართ ავტორიტეტული ან უხეში, რამაც შეიძლება ზიანი მიაყენოს თქვენს პროფესიულ იმიჯს და კომპრომისზეც კი შეაფერხოს თქვენი გზავნილის მნიშვნელობა.
შეეცადეთ გამოიყენოთ შესაბამისი ენა, რომელიც ადვილად გასაგებია თქვენი მკითხველისთვის.
ზედმეტად არაფორმალური ენა, ჟარგონი და აბრევიატურები შეიძლება ჩაითვალოს უცნობ გამოთქმებად ზოგიერთი ადამიანისთვის.
რაც შეიძლება მოხდეს არის უზარმაზარი ხმაური კომუნიკაციაში და შეთანხმების მიღწევის სირთულე.
თქვენი ელფოსტის ხელახალი ფორმულირებისას, შეეცადეთ დაწეროთ ის მოკლედ და ნათლად. თუ თქვენი შეტყობინება ძალიან გრძელია, ამან შეიძლება გამოიწვიოს მკითხველის უინტერესობა და ის ბოლომდე არ წაიკითხავს. თუ თქვენ დაწერეთ სამზე მეტი აბზაცი, სცადეთ მისი ხელახლა წაკითხვა იდეის შესაჯამებლად ან ჩადეთ დანართი სრული თემით.
პროფესიული ელ. ფოსტის გაგზავნისას არ დაგავიწყდეთ, არავითარ შემთხვევაში, ჰკითხოთ „გთხოვთ“ ან მადლობა გადაგიხადოთ. ამ სიტყვების გამოყენებისას იყავით გულწრფელი, რადგან ზოგად კონტექსტში შესაძლებელია გაიგოთ, ირონიული ხართ თუ დამცინი.
კიდევ ერთი შემოთავაზებაა წარადგინოთ ხელმოწერა თქვენი სრული სახელით და საკონტაქტო ინფორმაცია ელ.ფოსტის ბოლოს, რომელიც მოიცავს თქვენს სამუშაო მისამართს, ტელეფონის ნომერს და გაფართოებას. საჭიროების შემთხვევაში ეს მონაცემები ხელს შეუწყობს თქვენთან უფრო პირდაპირ კომუნიკაციას.
თქვენი ელ. ფოსტის დაწერის შემდეგ, ყურადღებით გადახედეთ მას. თქვენ შეიძლება გამოგრჩეთ რაღაც, რაც თავიდან ნორმალური გეჩვენებოდათ, მაგრამ თქვენი მკითხველის თვალთახედვით შეიძლება ჩაითვალოთ დაუდევრობად ან ბიზნესისადმი ინტერესის ნაკლებობად.
ადამიანები, რომლებიც ზრუნავენ დაუყოვნებლივ გამოხმაურებაზე, უფრო მეტად ინტერესდებიან სამუშაო პროცესით. არ აქვს მნიშვნელობა რა საგანს, მიეცით გამოხმაურება თქვენს მკითხველს. თუ მეტი დროა საჭირო ადეკვატური პასუხისთვის, გთხოვთ, გამოაგზავნოთ ელ.