잘 구성되고 올바르게 작성된 전문 이메일은 조직 내에서 매우 좋은 평가를 받습니다. 일반적으로 관리자는 의사 소통 과정에서 특정 형식을 놓치지 않고 자신의 개인 이미지와 회사의 이미지를 고려하는 인재를 찾습니다.
오늘날 현대 기업에서 널리 사용되는 소셜 네트워크를 통해 이 프로세스를 더 빠르고 역동적으로 만들 수 있다는 것은 분명합니다. 예, 전자 메일은 비즈니스 세계에서 계속해서 매우 효율적인 매체입니다. 보내.
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접촉이 직접적이지 않기 때문에 단어와 문장 배치에 매우 주의해야 합니다. 작은 실수는 당신이 위압적이거나 부주의한 전문가라는 인상을 줄 수 있습니다.
따라서 이러한 상황에 처하지 않고 작업 환경에서 이메일을 보내야 할 때 해야 할 일을 알 수 있습니다.
취해야 할 첫 번째 주의는 이메일 제목을 선택하는 것입니다. 이 필드는 받는 사람에 관계없이 항상 채워져야 합니다. 이메일 본문에서 언급될 내용을 독자에게 소개하는 제목을 선택하는 것이 좋습니다. "긴급" 또는 "주의"와 같은 표현을 피하고 반대로 객관성과 명확성을 추구하십시오.
첫 문장에서 이메일의 주요 주제를 다루십시오. 요점에 도달하기 전에 어떤 종류의 긴장도 피하십시오. 독자는 이메일의 놀라움이 실제로 무엇인지 알아보기 위해 끝까지 이메일을 읽는 데 관심이 없을 것입니다. 그래서 항상 객관적이어야 합니다.
어떤 주제를 다루고 싶습니까? 어떤 종류의 메시지를 전달하고 싶습니까? 이메일을 보낼 때 의도와 관계없이 명확하고 단어를 잘 선택하십시오. 이메일이 독자에게 미치는 영향은 이메일을 소개하는 데 사용하는 단어에 따라 달라집니다. 바로 요점을 파악하고 주제를 명확하게 하려고 노력하십시오. 필요한 것을 바로 말하십시오.
독자에게 무례하게 보이려는 의도가 아니라면 가능한 한 대문자로 작성된 이메일을 보내지 마십시오. 이러한 유형의 리소스는 소리를 지르거나 권위가 있거나 무례하다는 인상을 전달하여 전문적인 이미지를 손상시키고 메시지의 의미를 손상시킬 수도 있습니다.
독자가 이해하기 쉬운 적절한 언어를 사용하십시오.
지나치게 비공식적인 언어, 속어 및 약어는 일부 사람들에게는 생소한 표현으로 간주될 수 있습니다.
일어날 수 있는 일은 의사소통의 엄청난 소음과 합의에 도달하는 어려움입니다.
이메일을 다른 말로 표현할 때는 간단하고 명확하게 쓰십시오. 메시지가 너무 길면 독자의 흥미를 잃게 만들 수 있으며 끝까지 읽지 않습니다. 3개 이상의 문단을 썼다면 아이디어를 요약하기 위해 다시 읽어보거나 완전한 주제와 함께 첨부 파일을 삽입하십시오.
업무용 이메일을 보낼 때는 어떤 경우에도 "부탁합니다"라고 묻거나 감사하다는 말을 잊지 마세요. 이 단어를 사용할 때는 진지하게 말하세요. 일반적인 맥락에서 당신이 아이러니하거나 조롱하는 것인지 이해할 수 있기 때문입니다.
또 다른 제안은 직장 주소, 전화번호 및 내선 번호가 포함된 이메일 끝에 전체 이름과 연락처 정보가 포함된 서명을 제시하는 것입니다. 이 데이터는 필요한 경우 귀하와 보다 직접적인 커뮤니케이션을 용이하게 합니다.
이메일을 작성한 후 주의 깊게 검토하십시오. 처음에는 평범해 보였지만 독자의 입장에서 볼 때 사업에 대한 부주의나 관심 부족으로 보일 수 있는 것을 놓쳤을 수도 있습니다.
즉각적인 피드백을 제공하는 데 관심이 있는 사람들은 작업 프로세스에 더 관심이 있습니다. 주제가 무엇이든 독자에게 피드백을 제공하십시오. 적절하게 응답하는 데 시간이 더 필요한 경우 이유를 설명하는 이메일을 보내주십시오.
