Labi strukturēts un pareizi uzrakstīts profesionāls e-pasts organizācijās ir ļoti labi novērtēts. Kopumā vadītāji meklē talantus, kuriem rūp savs personīgais tēls, kā arī uzņēmuma tēls, neaizmirstot noteiktas formalitātes komunikācijas procesā.
Skaidrs, ka mūsdienu uzņēmumu plaši izmantotie sociālie tīkli ļauj šim procesam būt ātrākam un dinamiskākam, bet tomēr jā, e-pasts joprojām ir ļoti efektīvs medijs biznesa pasaulē, lai gan daudzi profesionāļi šaubās un pieļauj kļūdas, kad runa ir par nosūtiet to.
redzēt vairāk
Atjaunināts! 5 labākie priekšlikumi ārštata darbiem…
Vadītājs noraida darba pretendentu, uzskatot viņu par "arī…
Tā kā kontakts nav tiešs, jums ir jābūt ļoti uzmanīgiem ar vārdiem un teikumu izvietojumu. Neliela kļūda var radīt iespaidu, ka esat pārgalvīgs vai neuzmanīgs profesionālis.
Lai jūs netiktu pakļauts šai situācijai un zinātu, kā rīkoties, kad darba vidē ir jānosūta e-pasts.
Pirmā rūpība, kas jums jāveic, ir e-pasta tēmas izvēle. Šis lauks vienmēr ir jāaizpilda neatkarīgi no adresāta. Vēlams izvēlēties nosaukumu, kas iepazīstina lasītāju ar to, kas tiks teikts e-pasta ziņojumā. Izvairieties no tādiem izteicieniem kā: "steidzams" vai "uzmanība", gluži pretēji, meklējiet objektivitāti un skaidrību.
Sākuma teikumā pievērsieties e-pasta galvenajai tēmai. Izvairieties no jebkāda veida spriedzes, pirms nonākat pie galvenā jautājuma. Ziniet, ka diez vai kāds lasītājs būs ieinteresēts izlasīt jūsu e-pastu līdz beigām, lai uzzinātu, kas īsti ir pārsteigums jūsu e-pastā. Tāpēc vienmēr esi objektīvs.
Par kādu tēmu vēlaties pievērsties? Kādu vēstījumu vēlaties nodot? Neatkarīgi no jūsu nodomiem, sūtot e-pastu, mēģiniet būt skaidrā un pareizi izvēlēties vārdus. Ņemiet vērā, ka jūsu e-pasta ietekme uz lasītājiem ir atkarīga no vārdiem, ko izmantojat, lai to ieviestu. Mēģiniet tieši pievērsties lietas būtībai un padarīt tēmu skaidru. Uzreiz pasakiet, kas jums nepieciešams.
Cik vien iespējams, izvairieties sūtīt e-pastu, kas rakstīts ar lielajiem burtiem, ja vien jūsu nolūks nav šķist rupjš lasītājam. Šāda veida resursi rada iespaidu, ka jūs kliedzat, esat autoritatīvs vai rupjš, kas var sabojāt jūsu profesionālo tēlu un pat kompromitēt jūsu ziņojuma nozīmi.
Mēģiniet lietot atbilstošu valodu, kas lasītājam ir viegli saprotama.
Pārāk neformāla valoda, slengs un saīsinājumi dažiem cilvēkiem var tikt uzskatīti par nepazīstamiem izteicieniem.
Tas, kas var notikt, ir milzīgs troksnis komunikācijā un grūtības panākt vienošanos.
Pārfrāzējot savu e-pastu, mēģiniet to uzrakstīt īsi un skaidri. Ja jūsu ziņojums ir pārāk garš, tas var izraisīt lasītāja neieinteresētību, un viņš to neizlasīs līdz beigām. Ja esat uzrakstījis vairāk nekā trīs rindkopas, mēģiniet to izlasīt vēlreiz, lai apkopotu ideju, vai ievietojiet pielikumu ar visu tēmu.
Sūtot profesionālu e-pastu, nekādā gadījumā neaizmirstiet pajautāt “lūdzu” vai pateikt paldies. Lietojot šos vārdus, esiet sirsnīgi, jo vispārējā kontekstā ir iespējams saprast, vai ironizējat vai ņirgājaties.
Vēl viens ieteikums ir e-pasta ziņojuma beigās uzrādīt parakstu ar pilnu vārdu un kontaktinformāciju, kas ietver jūsu darba adresi, tālruņa numuru un paplašinājumu. Šie dati nepieciešamības gadījumā atvieglos tiešāku saziņu ar jums.
Pēc e-pasta rakstīšanas rūpīgi pārskatiet to. Iespējams, esat palaidis garām kaut ko tādu, kas sākumā šķita normāls, taču no lasītāja viedokļa to var uzskatīt par paviršību vai intereses trūkumu par uzņēmējdarbību.
Cilvēki, kuriem rūp tūlītēja atgriezeniskā saite, vairāk interesējas par darba procesu. Neatkarīgi no tēmas sniedziet lasītājam atsauksmes. Ja ir nepieciešams vairāk laika, lai adekvāti atbildētu, lūdzu, nosūtiet e-pastu, lai paskaidrotu, kāpēc.
