Dobre štruktúrovaný a správne napísaný profesionálny e-mail je v organizáciách veľmi dobre hodnotený. Vo všeobecnosti manažéri vyhľadávajú talenty, ktorým záleží na ich osobnom imidži, ako aj na imidži spoločnosti, bez toho, aby stratili zo zreteľa určité formality v procese komunikácie.
Je jasné, že sociálne siete, dnes hojne využívané modernými spoločnosťami, umožňujú, aby bol tento proces rýchlejší a dynamickejší, no predsa áno, e-mail je aj naďalej veľmi efektívnym médiom v obchodnom svete, hoci mnohí profesionáli pochybujú a robia chyby, pokiaľ ide o odoslať.
pozrieť viac
Aktualizované! 5 najlepších návrhov na prácu na voľnej nohe pre…
Manažér odmietne uchádzačku o zamestnanie po tom, čo ju považoval za „tiež…
Keďže kontakt nie je priamy, treba si dávať veľký pozor na slová a umiestnenie viet. Malá chyba môže vyvolať dojem, že ste arogantný alebo neopatrný profesionál.
Aby ste nepodliehali tejto situácii a vedeli, čo robiť, keď musíte poslať e-mail vo svojom pracovnom prostredí.
Prvá starostlivosť, ktorú musíte venovať, je výber predmetu e-mailu. Toto pole je potrebné vyplniť vždy bez ohľadu na príjemcu. Prednostne si vyberte názov, ktorý čitateľa zoznámi s tým, čo bude uvedené v tele e-mailu. Vyhnite sa výrazom ako: „naliehavé“ alebo „pozornosť“, naopak, usilujte sa o objektivitu a jasnosť.
V úvodnej vete sa venujte hlavnej téme svojho e-mailu. Vyhnite sa akémukoľvek druhu napätia, kým sa dostanete k hlavnému bodu. Vedzte, že sotva čitateľ bude mať záujem prečítať si váš e-mail až do konca, aby zistil, aké je to vlastne prekvapenie vo vašom e-maile. Buďte preto vždy objektívni.
Akému predmetu sa chcete venovať? Aký druh správy chcete sprostredkovať? Bez ohľadu na vaše úmysly pri odosielaní e-mailu sa snažte byť jasný a dobre voľte slová. Majte na pamäti, že vplyv vášho e-mailu na čitateľov závisí od slov, ktoré použijete na jeho uvedenie. Pokúste sa prejsť priamo k veci a objasnite tému. Okamžite povedzte, čo potrebujete.
Pokiaľ je to možné, vyhýbajte sa odosielaniu e-mailov napísaných veľkými písmenami, pokiaľ nie je vaším zámerom zdať sa vášmu čitateľovi hrubý. Tento typ zdroja vyvoláva dojem, že kričíte, ste autoritatívni alebo neslušní, čo môže poškodiť váš profesionálny imidž a dokonca ohroziť význam vašej správy.
Pokúste sa použiť vhodný jazyk, ktorý váš čitateľ ľahko pochopí.
Príliš neformálny jazyk, slang a skratky môžu byť pre niektorých ľudí považované za neznáme výrazy.
Čo sa môže stať, je obrovský hluk v komunikácii a náročnosť dosiahnutia dohody.
Pri preformulovaní e-mailu sa ho snažte napísať stručne a jasne. Ak je vaša správa príliš dlhá, môže vyvolať nezáujem čitateľa a nebude čítať až do konca. Ak ste napísali viac ako tri odseky, skúste si to prečítať znova, aby ste zhrnuli myšlienku alebo vložte prílohu s celým predmetom.
Pri odosielaní profesionálneho e-mailu sa za žiadnych okolností nezabudnite opýtať „prosím“ alebo poďakovať. Pri používaní týchto slov buďte úprimní, pretože vo všeobecnom kontexte je možné pochopiť, či ironizujete alebo sa vysmievate.
Ďalším návrhom je predložiť podpis s celým menom a kontaktnými informáciami na konci e-mailu, ktorý zahŕňa vašu pracovnú adresu, telefónne číslo a klapku. Tieto údaje v prípade potreby uľahčia priamu komunikáciu s vami.
Po napísaní e-mailu si ho pozorne prečítajte. Možno vám uniklo niečo, čo sa na prvý pohľad zdalo normálne, ale z pohľadu vášho čitateľa by to mohlo byť vnímané ako lajdáctvo alebo nezáujem o podnikanie.
Ľudia, ktorým záleží na okamžitej spätnej väzbe, sa viac zaujímajú o pracovný proces. Bez ohľadu na tému, poskytnite spätnú väzbu svojmu čitateľovi. Ak na primeranú odpoveď potrebujete viac času, pošlite e-mail s vysvetlením prečo.