Dobro strukturirana in pravilno napisana profesionalna e-pošta je v organizacijah zelo dobro cenjena. Na splošno menedžerji iščejo talente, ki jim je mar za osebno podobo, pa tudi za podobo podjetja, ne da bi pri tem pozabili na nekatere formalnosti v komunikacijskem procesu.
Jasno je, da družbena omrežja, ki jih sodobna podjetja danes zelo uporabljajo, omogočajo hitrejši in bolj dinamičen ta proces, a vseeno da, e-pošta je še vedno zelo učinkovit medij v poslovnem svetu, čeprav mnogi strokovnjaki dvomijo in delajo napake, ko gre za poslati.
Poglej več
Posodobljeno! 5 najboljših predlogov za samostojna dela za…
Vodja zavrne kandidatko za zaposlitev, ker meni, da je "preveč...
Ker stik ni neposreden, morate biti zelo previdni pri besedah in postavitvi stavkov. Majhna napaka lahko ustvari vtis, da ste prepotenten ali nepreviden strokovnjak.
Da ne boste izpostavljeni tej situaciji in da boste vedeli, kaj storiti, ko morate poslati e-pošto v svojem delovnem okolju.
Prva stvar, na katero morate biti pozorni, je izbira zadeve vašega e-poštnega sporočila. To polje mora biti vedno izpolnjeno, ne glede na prejemnika. Po možnosti izberite naslov, ki bralca seznani s tem, kar bo povedano v telesu e-poštnega sporočila. Izogibajte se izrazom, kot sta: "nujno" ali "pozor", nasprotno, iščite objektivnost in jasnost.
V uvodnem stavku naslovite glavno temo svojega e-poštnega sporočila. Izogibajte se kakršni koli napetosti, preden preidete na bistvo. Vedite, da bo komaj kakšen bralec želel prebrati vaš e-mail do konca, da bi izvedel, kaj je pravzaprav presenečenje v vašem e-mailu. Zato bodite vedno objektivni.
Katero temo želite obravnavati? Kakšno sporočilo želite prenesti? Ne glede na vaše namene, ko pošiljate e-pošto, poskusite biti jasni in dobro izberite besede. Ne pozabite, da je učinek vašega e-poštnega sporočila na bralce odvisen od besed, ki jih uporabite, da ga predstavite. Poskusite preiti naravnost k bistvu in razjasnite temo. Takoj povejte, kaj potrebujete.
V največji možni meri se izogibajte pošiljanju e-poštnih sporočil, napisanih z velikimi tiskanimi črkami, razen če je vaš namen videti nesramen do svojega bralca. Ta vrsta vira daje vtis, da kričite, ste avtoritativni ali nesramni, kar lahko škodi vaši profesionalni podobi in celo ogrozi pomen vašega sporočila.
Poskusite uporabiti ustrezen jezik, ki ga vaš bralec zlahka razume.
Preveč neformalen jezik, sleng in okrajšave se lahko za nekatere ljudi štejejo za neznane izraze.
Lahko se zgodi velik šum v komunikaciji in težave pri doseganju dogovora.
Ko preoblikujete svoj e-poštni naslov, ga poskusite napisati kratko in jasno. Če je vaše sporočilo predolgo, lahko povzroči nezanimanje bralca in ga ne bo prebral do konca. Če ste napisali več kot tri odstavke, jih poskusite prebrati znova, da povzamete idejo ali vstavite prilogo s celotno temo.
Ko pošiljate profesionalno e-pošto, v nobenem primeru ne pozabite vprašati "prosim" ali se zahvaliti. Ko uporabljate te besede, bodite iskreni, saj je v splošnem kontekstu mogoče razumeti, ali ste ironični ali posmehljivi.
Drug predlog je, da na koncu e-pošte predložite podpis s svojim polnim imenom in kontaktnimi podatki, ki vključujejo službeni naslov, telefonsko številko in interno številko. Ti podatki bodo omogočili bolj neposredno komunikacijo z vami, če bo potrebno.
Ko napišete e-pošto, jo natančno preglejte. Morda ste spregledali nekaj, kar se je sprva zdelo normalno, vendar bi lahko z vidika vašega bralca to razumeli kot površnost ali pomanjkanje zanimanja za posel.
Ljudje, ki jim je pomembna takojšnja povratna informacija, so bolj zainteresirani za delovni proces. Ne glede na temo, bralcu posredujte povratne informacije. Če potrebujete več časa za ustrezen odgovor, pošljite e-pošto in pojasnite, zakaj.
