อีเมลแบบมืออาชีพที่มีโครงสร้างดีและเขียนถูกต้องนั้นได้รับการยกย่องเป็นอย่างดีภายในองค์กร โดยทั่วไปแล้ว ผู้จัดการมองหาบุคลากรที่มีความสามารถซึ่งใส่ใจในภาพลักษณ์ส่วนตัวของพวกเขา รวมถึงภาพลักษณ์ของบริษัท โดยไม่ละสายตาจากพิธีการบางอย่างในกระบวนการสื่อสาร
เป็นที่ชัดเจนว่าโซเชียลเน็ตเวิร์กซึ่งใช้กันอย่างแพร่หลายโดยบริษัทสมัยใหม่ในปัจจุบัน ช่วยให้กระบวนการนี้เร็วขึ้นและมีไดนามิกมากขึ้น แต่ถึงกระนั้น ใช่ อีเมลยังคงเป็นสื่อที่มีประสิทธิภาพมากในโลกธุรกิจ แม้ว่ามืออาชีพหลายคนจะสงสัยและทำผิดพลาดเมื่อพูดถึง ส่ง.
ดูเพิ่มเติม
อัพเดท! 5 ข้อเสนอที่ดีที่สุดสำหรับงานฟรีแลนซ์สำหรับ...
ผู้จัดการปฏิเสธผู้สมัครงานหลังจากถือว่าเธอ "เกินไป...
เนื่องจากการติดต่อไม่ได้โดยตรง คุณจึงต้องระมัดระวังคำพูดและการจัดวางประโยคให้มาก ความผิดพลาดเล็กน้อยสามารถสร้างความประทับใจว่าคุณเป็นมืออาชีพที่เอาแต่ใจหรือประมาทเลินเล่อ
เพื่อให้คุณไม่ต้องตกอยู่ในสถานการณ์นี้และรู้ว่าต้องทำอย่างไรเมื่อต้องส่งอีเมลในสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณ
สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือการเลือกหัวข้ออีเมลของคุณ ต้องกรอกฟิลด์นี้เสมอโดยไม่คำนึงถึงผู้รับ ควรเลือกชื่อเรื่องที่แนะนำให้ผู้อ่านรู้จักสิ่งที่จะกล่าวถึงในเนื้อหาของอีเมล หลีกเลี่ยงการแสดงออกเช่น: "เร่งด่วน" หรือ "ความสนใจ" ในทางกลับกัน ให้แสวงหาความเป็นกลางและความชัดเจน
ในประโยคเริ่มต้น ให้ระบุหัวข้อหลักของอีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงความใจจดใจจ่อก่อนที่จะเข้าสู่ประเด็นหลัก รู้ว่าแทบจะไม่มีผู้อ่านสนใจที่จะอ่านอีเมลของคุณจนจบเพื่อค้นหาว่าสิ่งที่น่าประหลาดใจในอีเมลของคุณคืออะไร ดังนั้นจงมีเป้าหมายเสมอ
คุณต้องการพูดเรื่องใด คุณต้องการรับข้อความประเภทใด โดยไม่คำนึงถึงเจตนาของคุณเมื่อส่งอีเมล พยายามชัดเจนและเลือกใช้คำของคุณให้ดี โปรดทราบว่าผลกระทบที่อีเมลของคุณจะมีต่อผู้อ่านนั้นขึ้นอยู่กับคำที่คุณใช้เพื่อแนะนำ พยายามพูดให้ตรงประเด็นและทำให้เรื่องชัดเจน พูดทันทีว่าคุณต้องการอะไร
หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลที่เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เว้นแต่ว่าคุณตั้งใจที่จะดูหยาบคายต่อผู้อ่าน ทรัพยากรประเภทนี้สื่อถึงความรู้สึกว่าคุณกำลังตะโกน มีอำนาจ หรือหยาบคาย ซึ่งอาจทำลายภาพลักษณ์มืออาชีพของคุณ และแม้แต่ลดทอนความหมายของข้อความของคุณ
พยายามใช้ภาษาที่เหมาะสมเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย
ภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง และตัวย่อมากเกินไปอาจถือเป็นสำนวนที่ไม่คุ้นเคยสำหรับบางคน
สิ่งที่สามารถเกิดขึ้นได้คือเสียงรบกวนในการสื่อสารและความยากในการบรรลุข้อตกลง
เมื่อเปลี่ยนข้อความอีเมลของคุณ พยายามเขียนให้สั้นและชัดเจน หากข้อความของคุณยาวเกินไป อาจทำให้ผู้อ่านไม่สนใจและเขาจะไม่อ่านจนจบ หากคุณเขียนมากกว่าสามย่อหน้า ให้ลองอ่านอีกครั้งเพื่อสรุปแนวคิดหรือแทรกเอกสารแนบกับหัวเรื่องทั้งหมด
เมื่อส่งอีเมลแบบมืออาชีพ อย่าลืมขอ "ได้โปรด" หรือกล่าวขอบคุณไม่ว่าในกรณีใด ๆ เมื่อใช้คำเหล่านี้ จงจริงใจ เพราะในบริบททั่วไป คุณสามารถเข้าใจได้ หากคุณกำลังเหน็บแนมหรือเยาะเย้ย
คำแนะนำอีกประการหนึ่งคือการนำเสนอลายเซ็นพร้อมชื่อนามสกุลและข้อมูลติดต่อของคุณที่ส่วนท้ายของอีเมล ซึ่งรวมถึงที่อยู่ที่ทำงาน หมายเลขโทรศัพท์ และนามสกุลของคุณ ข้อมูลนี้จะอำนวยความสะดวกในการสื่อสารโดยตรงกับคุณมากขึ้น หากจำเป็น
หลังจากเขียนอีเมลของคุณแล้ว ให้ตรวจสอบอย่างละเอียด คุณอาจพลาดบางสิ่งที่ตอนแรกดูเหมือนปกติ แต่อาจมองว่าเป็นเรื่องฉาบฉวยหรือขาดความสนใจในธุรกิจจากมุมมองของผู้อ่าน
คนที่ให้ความสำคัญกับการให้คำติชมทันทีจะสนใจกระบวนการทำงานมากกว่า ไม่ว่าเรื่องใดให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้อ่านของคุณ หากต้องใช้เวลามากกว่านี้ในการตอบสนองอย่างเหมาะสม โปรดส่งอีเมลเพื่ออธิบายเหตุผล
