Добре структурираният и правилно написан професионален имейл се счита много добре в организациите. Като цяло мениджърите търсят таланти, които държат на личния си имидж, както и на компанията, без да изпускат от поглед някои формалности в комуникационния процес.
Ясно е, че социалните мрежи, широко използвани от съвременните компании днес, позволяват този процес да бъде по-бърз и динамичен, но все пак да, електронната поща продължава да бъде много ефективна среда в света на бизнеса, въпреки че много професионалисти имат съмнения и правят грешки, когато става дума за изпрати го.
виж повече
Актуализиран! 5-те най-добри предложения за работа на свободна практика за...
Мениджърът отказва кандидат за работа, след като я смята, че е „твърде...
Тъй като контактът не е пряк, трябва да сте много внимателни с думите и разположението на изреченията. Една малка грешка може да създаде впечатлението, че сте властен или небрежен професионалист.
За да не сте подложени на тази ситуация и да знаете какво да правите, когато трябва да изпратите имейл в работната си среда.
Първата грижа, която трябва да положите, е да изберете темата на вашия имейл. Това поле винаги трябва да бъде попълнено, независимо от получателя. За предпочитане изберете заглавие, което запознава вашия читател с това, което ще бъде казано в тялото на имейла. Избягвайте изрази като: „спешно” или „внимание”, напротив, търсете обективност и яснота.
В началното изречение обърнете внимание на основната тема на вашия имейл. Избягвайте всякакъв вид напрежение, преди да стигнете до основната точка. Знайте, че едва ли някой читател ще се заинтересува да прочете имейла ви до края, за да разбере каква всъщност е изненадата в имейла ви. Така че винаги бъдете обективни.
Каква тема искате да разгледате? Какъв вид съобщение искате да получите? Независимо от вашите намерения, когато изпращате имейл, опитайте се да бъдете ясни и да подбирате добре думите си. Имайте предвид, че ефектът, който вашият имейл ще има върху читателите, зависи от думите, които използвате, за да го представите. Опитайте се да преминете направо към въпроса и да изясните темата. Кажете веднага от какво имате нужда.
Избягвайте, доколкото е възможно, да изпращате имейл, написан с главни букви, освен ако намерението ви не е да изглеждате груби пред вашия читател. Този тип ресурс създава впечатлението, че крещите, сте авторитетни или груби, което може да навреди на професионалния ви имидж и дори да компрометира смисъла на вашето съобщение.
Опитайте се да използвате подходящ език, който е лесен за разбиране от вашия читател.
Прекалено неофициалният език, жаргонът и съкращенията може да се считат за непознати изрази за някои хора.
Това, което може да се случи, е голям шум в комуникацията и трудно постигане на споразумение.
Когато преформулирате имейла си, опитайте се да го напишете кратко и ясно. Ако вашето съобщение е твърде дълго, това може да породи незаинтересованост у читателя и той няма да прочете до края. Ако сте написали повече от три абзаца, опитайте да го прочетете отново, за да обобщите идеята или вмъкнете прикачен файл с цялата тема.
Когато изпращате професионален имейл, не забравяйте при никакви обстоятелства да попитате „моля“ или да благодарите. Когато използвате тези думи, бъдете искрени, защото е възможно да разберете в общия контекст дали иронизирате или се подигравате.
Друго предложение е да представите подпис с пълното си име и информация за контакт в края на имейла, който включва служебния ви адрес, телефонен номер и разширение. Тези данни ще улеснят по-директна комуникация с вас, ако е необходимо.
След като напишете своя имейл, прегледайте го внимателно. Може да сте пропуснали нещо, което първоначално е изглеждало нормално, но може да се възприеме като небрежност или липса на интерес към бизнеса от гледна точка на вашия читател.
Хората, които се интересуват от незабавната обратна връзка, се интересуват повече от работния процес. Без значение каква е темата, дайте обратна връзка на вашия читател. Ако е необходимо повече време за адекватен отговор, моля, изпратете имейл, за да обясните защо.
