Eine gut strukturierte und korrekt verfasste professionelle E-Mail genießt in Unternehmen hohes Ansehen. Generell suchen Führungskräfte nach Talenten, denen ihr persönliches Image sowie das des Unternehmens am Herzen liegt, ohne dabei bestimmte Formalitäten im Kommunikationsprozess aus den Augen zu verlieren.
Es ist klar, dass soziale Netzwerke, die heute von modernen Unternehmen weit verbreitet sind, einen schnelleren und dynamischeren Prozess ermöglichen, aber dennoch Ja, E-Mail ist nach wie vor ein sehr effizientes Medium in der Geschäftswelt, auch wenn viele Berufstätige Zweifel haben und dabei Fehler machen schicken Sie es.
Mehr sehen
Aktualisiert! Die 5 besten Vorschläge für freiberufliche Jobs für die…
Manager lehnt Stellenbewerber ab, weil er sie für „zu …“ hält
Da der Kontakt nicht direkt erfolgt, müssen Sie bei der Formulierung und Platzierung der Sätze sehr vorsichtig sein. Ein kleiner Fehler kann den Eindruck erwecken, dass Sie ein überheblicher oder nachlässiger Fachmann sind.
Damit Sie dieser Situation nicht ausgesetzt sind und wissen, was zu tun ist, wenn Sie in Ihrem Arbeitsumfeld eine E-Mail senden müssen.
Die erste Sorgfalt, die Sie anwenden müssen, ist die Wahl des Betreffs Ihrer E-Mail. Dieses Feld muss unabhängig vom Empfänger immer ausgefüllt werden. Wählen Sie vorzugsweise einen Titel, der Ihren Leser mit dem Inhalt der E-Mail vertraut macht. Vermeiden Sie Ausdrücke wie „dringend“ oder „Achtung“, sondern streben Sie nach Objektivität und Klarheit.
Gehen Sie im Eröffnungssatz auf das Hauptthema Ihrer E-Mail ein. Vermeiden Sie jegliche Spannung, bevor Sie zum Kernpunkt kommen. Bedenken Sie, dass kaum ein Leser daran interessiert sein wird, Ihre E-Mail bis zum Ende zu lesen, um herauszufinden, was eigentlich die Überraschung in Ihrer E-Mail ist. Seien Sie also immer objektiv.
Welches Thema möchten Sie ansprechen? Welche Art von Botschaft möchten Sie vermitteln? Unabhängig von Ihren Absichten beim Versenden einer E-Mail sollten Sie versuchen, klar zu sein und Ihre Worte gut zu wählen. Bedenken Sie, dass die Wirkung Ihrer E-Mail auf die Leser von den Worten abhängt, mit denen Sie sie einleiten. Versuchen Sie, direkt auf den Punkt zu kommen und das Thema klar zu formulieren. Sagen Sie sofort, was Sie brauchen.
Vermeiden Sie es so weit wie möglich, eine E-Mail in Großbuchstaben zu schreiben, es sei denn, Sie möchten gegenüber Ihrem Leser unhöflich wirken. Diese Art von Ressource vermittelt den Eindruck, dass Sie schreien, autoritär oder unhöflich sind, was Ihrem professionellen Image schaden und sogar die Bedeutung Ihrer Botschaft gefährden kann.
Versuchen Sie, eine angemessene Sprache zu verwenden, die für Ihren Leser leicht verständlich ist.
Zu informelle Sprache, Umgangssprache und Abkürzungen können für manche Menschen als ungewohnte Ausdrücke gelten.
Was passieren kann, ist ein großer Kommunikationslärm und die Schwierigkeit, eine Einigung zu erzielen.
Versuchen Sie beim Umformulieren Ihrer E-Mail, sie kurz und klar zu formulieren. Wenn Ihre Nachricht zu lang ist, kann dies dazu führen, dass der Leser desinteressiert wird und er nicht bis zum Ende liest. Wenn Sie mehr als drei Absätze geschrieben haben, versuchen Sie es noch einmal, um die Idee zusammenzufassen, oder fügen Sie einen Anhang mit dem vollständigen Betreff ein.
Vergessen Sie beim Versenden einer beruflichen E-Mail auf keinen Fall, „Bitte“ zu fragen oder „Danke“ zu sagen. Seien Sie bei der Verwendung dieser Worte aufrichtig, denn im Gesamtkontext ist es möglich, zu verstehen, ob Sie ironisch oder spöttisch gemeint sind.
Ein weiterer Vorschlag besteht darin, am Ende der E-Mail eine Unterschrift mit Ihrem vollständigen Namen und Ihren Kontaktinformationen vorzulegen, einschließlich Ihrer Arbeitsadresse, Telefonnummer und Durchwahl. Diese Daten ermöglichen bei Bedarf eine direktere Kommunikation mit Ihnen.
Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, lesen Sie sie sorgfältig durch. Möglicherweise haben Sie etwas übersehen, das auf den ersten Blick normal schien, aus der Sicht Ihres Lesers aber als Schlamperei oder mangelndes Interesse am Geschäft angesehen werden könnte.
Wer Wert darauf legt, unmittelbares Feedback zu geben, interessiert sich mehr für den Arbeitsprozess. Geben Sie Ihrem Leser unabhängig vom Thema Feedback. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um angemessen zu antworten, senden Sie bitte eine E-Mail mit einer Begründung.
