Email profesional yang terstruktur dengan baik dan ditulis dengan benar sangat dihargai di dalam organisasi. Secara umum, manajer mencari bakat yang peduli dengan citra pribadi mereka, serta citra perusahaan, tanpa mengabaikan formalitas tertentu dalam proses komunikasi.
Jelas bahwa jejaring sosial, yang banyak digunakan oleh perusahaan modern saat ini, memungkinkan proses ini menjadi lebih cepat dan lebih dinamis, tetapi tetap saja ya, email terus menjadi media yang sangat efisien dalam dunia bisnis, meskipun banyak profesional yang ragu dan membuat kesalahan dalam hal Kirimkan.
lihat lebih banyak
Diperbarui! 5 proposal terbaik untuk pekerjaan freelance untuk…
Manajer menolak pelamar pekerjaan setelah menganggapnya "terlalu...
Karena kontaknya tidak langsung, Anda harus sangat berhati-hati dengan kata dan penempatan kalimat. Kesalahan kecil dapat menimbulkan kesan bahwa Anda adalah seorang profesional yang sombong atau ceroboh.
Sehingga Anda tidak mengalami situasi ini dan tahu apa yang harus dilakukan ketika Anda harus mengirim email di lingkungan kerja Anda.
Perhatian pertama yang perlu Anda ambil adalah memilih subjek email Anda. Kolom ini harus selalu diisi, terlepas dari penerimanya. Sebaiknya pilih judul yang memperkenalkan pembaca Anda pada apa yang akan dikatakan di badan email. Hindari ungkapan seperti: "mendesak" atau "perhatian", sebaliknya, cari objektivitas dan kejelasan.
Dalam kalimat pembuka, bahas topik utama email Anda. Hindari ketegangan apa pun sebelum sampai ke poin utama. Ketahuilah bahwa hampir tidak ada pembaca yang tertarik membaca email Anda sampai akhir untuk mengetahui apa sebenarnya kejutan di email Anda. Jadi selalu objektif.
Topik apa yang ingin Anda sampaikan? Pesan seperti apa yang ingin Anda sampaikan? Terlepas dari niat Anda saat mengirim email, usahakan untuk jelas dan pilih kata-kata Anda dengan baik. Ingatlah bahwa efek email Anda terhadap pembaca bergantung pada kata-kata yang Anda gunakan untuk memperkenalkannya. Cobalah untuk langsung ke intinya dan jelaskan subjeknya. Katakan segera apa yang Anda butuhkan.
Hindari sebisa mungkin mengirim email yang ditulis dengan huruf kapital, kecuali niat Anda adalah untuk tampil kasar kepada pembaca Anda. Jenis sumber daya ini menyampaikan kesan bahwa Anda berteriak, berwibawa, atau kasar, yang dapat merusak citra profesional Anda dan bahkan membahayakan makna pesan Anda.
Cobalah untuk menggunakan bahasa yang tepat yang mudah dipahami oleh pembaca Anda.
Bahasa, slang, dan singkatan yang terlalu informal mungkin dianggap sebagai ungkapan asing bagi sebagian orang.
Yang bisa terjadi adalah kebisingan yang sangat besar dalam komunikasi dan sulitnya mencapai kesepakatan.
Saat mengubah kata-kata email Anda, cobalah untuk menulisnya dengan singkat dan jelas. Jika pesan Anda terlalu panjang, itu bisa menimbulkan ketidaktertarikan pembaca dan dia tidak akan membaca sampai akhir. Jika Anda menulis lebih dari tiga paragraf, coba baca lagi untuk meringkas ide atau sisipkan lampiran dengan topik lengkap.
Saat mengirim email profesional, jangan lupa, dalam keadaan apa pun, untuk meminta "tolong" atau mengucapkan terima kasih. Saat menggunakan kata-kata ini, tuluslah, karena mungkin untuk memahami, dalam konteks umum, jika Anda bersikap ironis atau mengejek.
Saran lainnya adalah memberikan tanda tangan dengan nama lengkap dan informasi kontak Anda di akhir email, yang mencakup alamat kantor, nomor telepon, dan ekstensi Anda. Data ini akan memfasilitasi komunikasi yang lebih langsung dengan Anda, jika diperlukan.
Setelah menulis email Anda, tinjau dengan cermat. Anda mungkin telah melewatkan sesuatu yang pada awalnya tampak normal, tetapi dapat dilihat sebagai kecerobohan atau kurangnya minat dalam bisnis dari sudut pandang pembaca Anda.
Orang yang peduli untuk memberikan umpan balik segera lebih tertarik pada proses kerja. Apa pun subjeknya, berikan umpan balik kepada pembaca Anda. Jika lebih banyak waktu diperlukan untuk menanggapi secara memadai, silakan kirim email untuk menjelaskan alasannya.
