よく構成され、正しく書かれたプロフェッショナルな電子メールは、組織内で非常に高く評価されます。 一般に、マネージャーは、コミュニケーション プロセスにおける特定の形式を忘れることなく、会社のイメージだけでなく自分の個人的なイメージも気にかけてくれる人材を求めています。
今日、現代の企業で広く使用されているソーシャル ネットワークにより、このプロセスがより高速かつダイナミックになることは明らかですが、それでも はい、電子メールはビジネスの世界において引き続き非常に効率的な媒体ですが、多くの専門家は電子メールに関して疑問を抱き、間違いを犯します。 それを送る。
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マネージャーは、彼女が「あまりにも…」と判断したため、求職者を辞退しました。
直接的な接触ではないため、言葉や文章の配置には細心の注意が必要です。 小さなミスが、横柄で不注意な専門家であるという印象を与えてしまう可能性があります。
これにより、このような状況に陥らず、職場環境で電子メールを送信する必要がある場合に何をすべきかを知ることができます。
最初に注意する必要があるのは、メールの件名を選択することです。 このフィールドは、受信者に関係なく、常に入力する必要があります。 できれば、電子メールの本文で述べられる内容を読者に紹介するタイトルを選択してください。 「緊急」や「注意」などの表現は避け、逆に客観性と明確さを求めてください。
冒頭の文では、メールの主要なトピックについて述べます。 要点に入る前に、いかなる種類のサスペンスも避けてください。 あなたの電子メールに含まれている驚きが実際に何なのかを知りたくて、最後まで電子メールを読むことに興味を持つ読者はほとんどいないことを知っておいてください。 したがって、常に客観的でありましょう。
どのような主題に取り組みたいですか? どのようなメッセージを伝えたいですか？ メールを送信するときは、意図に関わらず、明確に言葉を選び、送信するように努めてください。 メールが読者に与える影響は、メールの紹介に使用した言葉によって決まることに注意してください。 すぐに本題に入り、主題を明確にするように努めてください。 必要なことはすぐに言いましょう。
読者に失礼に思われる場合を除き、大文字で書かれた電子メールの送信はできる限り避けてください。 このタイプのリソースは、あなたが叫んでいる、権威的である、または失礼であるという印象を与え、職業上のイメージを損ない、さらにはメッセージの意味を損なう可能性があります。
読者が理解しやすい適切な言葉を使用するようにしてください。
過度にカジュアルな言葉、スラング、略語は、人によっては馴染みのない表現とみなされる場合があります。
コミュニケーション中に大きなノイズが発生し、合意に達することが困難になる可能性があります。
メールを言い換えるときは、簡潔かつ明確に書くようにしてください。 メッセージが長すぎると、読者の関心がなくなり、最後まで読まなくなる可能性があります。 3 段落以上書いた場合は、もう一度読んでアイデアを要約するか、完全な件名を含む添付ファイルを挿入してください。
プロフェッショナルなメールを送るときは、どんな状況であっても「お願いします」とお願いするか、感謝の気持ちを伝えることを忘れないでください。 これらの言葉を使用するときは、誠実であるようにしてください。一般的な文脈から、皮肉を言っているのか、嘲笑しているのかが理解できるからです。
もう 1 つの提案は、電子メールの最後にフルネームと連絡先情報 (職場の住所、電話番号、内線番号など) を記載した署名を提示することです。 このデータは、必要に応じて、お客様とのより直接的なコミュニケーションを促進します。
メールを書いたら、注意深く見直してください。 一見普通に見えた内容でも、読者の視点からはだらしなさやビジネスへの関心の欠如とみなされる可能性があるものを見逃している可能性があります。
すぐにフィードバックを与えることを重視する人は、仕事のプロセスにより興味を持ちます。 主題が何であれ、読者にフィードバックを提供してください。 適切に対応するためにさらに時間が必要な場合は、その理由を説明する電子メールを送信してください。
