Хорошо структурированная и правильно написанная профессиональная электронная почта пользуется большим уважением в организациях. Как правило, менеджеры ищут таланты, которые заботятся о своем личном имидже, а также об имидже компании, не упуская из виду определенные формальности в процессе общения.
Понятно, что социальные сети, широко используемые сегодня современными компаниями, позволяют этому процессу быть более быстрым и динамичным, но все же да, электронная почта продолжает оставаться очень эффективным средством в деловом мире, хотя многие профессионалы сомневаются и допускают ошибки, когда дело доходит до Отправь это.
узнать больше
Обновлено! 5 лучших предложений по работе на фрилансе для…
Менеджер отказывает кандидату на работу, посчитав ее «слишком…
Поскольку контакт не прямой, вам нужно быть очень осторожным со словами и расположением предложений. Небольшая ошибка может создать впечатление, что вы властный или небрежный профессионал.
Чтобы вы не попали в эту ситуацию и знали, что делать, когда вам нужно отправить электронное письмо в вашей рабочей среде.
Первое, что вам нужно сделать, это выбрать тему письма. Это поле должно быть заполнено всегда, независимо от получателя. Желательно выбрать заголовок, который знакомит читателя с тем, что будет сказано в теле письма. Избегайте выражений вроде: «срочно» или «внимание», наоборот, добивайтесь объективности и ясности.
В первом предложении укажите основную тему вашего письма. Избегайте любого вида неопределенности, прежде чем перейти к главному. Знайте, что вряд ли читатель будет заинтересован дочитать ваше письмо до конца, чтобы узнать, в чем на самом деле заключается сюрприз в вашем письме. Поэтому всегда будьте объективны.
Какую тему вы хотите затронуть? Какое сообщение вы хотите донести? Независимо от ваших намерений при отправке электронного письма постарайтесь быть ясным и хорошо подбирать слова. Имейте в виду, что эффект, который ваше электронное письмо окажет на читателей, зависит от слов, которые вы используете, чтобы представить его. Постарайтесь сразу перейти к делу и сделать тему ясной. Скажи сразу, что тебе нужно.
По возможности избегайте отправки письма, написанного заглавными буквами, если только вы не хотите показаться читателю грубым. Этот тип ресурса создает впечатление, что вы кричите, ведете себя авторитетно или грубо, что может повредить вашему профессиональному имиджу и даже поставить под угрозу смысл вашего сообщения.
Старайтесь использовать соответствующий язык, понятный вашему читателю.
Излишне неформальный язык, сленг и аббревиатуры могут считаться незнакомыми выражениями для некоторых людей.
Что может случиться, так это огромный шум в общении и сложность достижения договоренности.
При перефразировании письма старайтесь писать кратко и ясно. Если ваше сообщение слишком длинное, это может вызвать у читателя незаинтересованность, и он не дочитает до конца. Если вы написали более трех абзацев, попробуйте прочитать его еще раз, чтобы обобщить идею, или вставьте вложение с полной темой.
Отправляя профессиональное электронное письмо, ни при каких обстоятельствах не забывайте спрашивать «пожалуйста» или благодарить. Употребляя эти слова, будьте искренними, потому что в общем контексте можно понять, иронизируете вы или насмехаетесь.
Еще одно предложение — представить подпись с вашим полным именем и контактной информацией в конце электронного письма, которое включает ваш рабочий адрес, номер телефона и добавочный номер. Эти данные облегчат более прямое общение с вами, если это необходимо.
После написания письма внимательно просмотрите его. Возможно, вы упустили что-то, что на первый взгляд казалось нормальным, но с точки зрения вашего читателя могло быть расценено как небрежность или отсутствие интереса к делу.
Люди, которые заботятся о немедленной обратной связи, больше заинтересованы в рабочем процессе. Независимо от темы, дайте обратную связь своему читателю. Если для адекватного ответа требуется больше времени, отправьте электронное письмо с объяснением причин.