İyi yapılandırılmış ve doğru yazılmış bir profesyonel e-posta, kuruluşlarda çok iyi kabul görür. Genel olarak yöneticiler, iletişim sürecindeki belirli formaliteleri gözden kaçırmadan şirketin yanı sıra kişisel imajına da önem veren yetenekler ararlar.
Günümüzde modern şirketler tarafından yaygın olarak kullanılan sosyal ağların, bu sürecin daha hızlı ve daha dinamik olmasına izin verdiği açıktır, ancak yine de evet, e-posta iş dünyasında çok etkili bir mecra olmaya devam ediyor, ancak birçok profesyonel e-posta konusunda şüphe duyuyor ve hatalar yapıyor. gönder.
daha fazla gör
Güncellenmiş! Serbest meslekler için en iyi 5 teklif…
Yönetici, onu "çok…
Temas doğrudan olmadığı için kelimelere ve cümlelerin yerleşimine çok dikkat etmek gerekiyor. Küçük bir hata, zorba veya dikkatsiz bir profesyonel olduğunuz izlenimini yaratabilir.
Böylece bu duruma maruz kalmazsınız ve çalışma ortamınızda e-posta göndermeniz gerektiğinde ne yapacağınızı bilirsiniz.
Yapmanız gereken ilk özen, e-postanızın konusunu seçmektir. Bu alan, alıcıdan bağımsız olarak her zaman doldurulmalıdır. Tercihen, e-postanın gövdesinde söylenecekleri okuyucunuza tanıtan bir başlık seçin. “Acil” veya “dikkat” gibi ifadelerden kaçının, aksine nesnellik ve netlik arayın.
Açılış cümlesinde, e-postanızın ana konusuna değinin. Ana noktaya gelmeden önce her türlü gerilimden kaçının. E-postanızdaki sürprizin gerçekte ne olduğunu öğrenmek için e-postanızı sonuna kadar okumakla pek ilgilenmeyeceğini bilin. Bu yüzden her zaman objektif olun.
Hangi konuyu ele almak istiyorsunuz? Nasıl bir mesaj iletmek istiyorsunuz? Bir e-posta gönderirken niyetiniz ne olursa olsun, net olmaya çalışın ve kelimelerinizi iyi seçin. E-postanızın okuyucular üzerindeki etkisinin, onu tanıtmak için kullandığınız kelimelere bağlı olduğunu unutmayın. Doğrudan konuya girmeye ve konuyu netleştirmeye çalışın. Neye ihtiyacın olduğunu hemen söyle.
Amacınız okuyucunuza kaba görünmek değilse, büyük harflerle yazılmış bir e-posta göndermekten mümkün olduğunca kaçının. Bu tür kaynaklar, profesyonel imajınıza zarar verebilecek ve hatta mesajınızın anlamını tehlikeye atabilecek şekilde bağırdığınız, otoriter veya kaba davrandığınız izlenimini verir.
Okuyucunuzun anlaması kolay olan uygun dili kullanmaya çalışın.
Aşırı gayri resmi dil, argo ve kısaltmalar bazı insanlar için alışılmadık ifadeler olarak kabul edilebilir.
Olabilecek şey, iletişimde büyük bir gürültü ve bir anlaşmaya varmanın zorluğudur.
E-postanızı yeniden ifade ederken, kısa ve net bir şekilde yazmaya çalışın. Mesajınız çok uzunsa, okuyucunun ilgisizliğine neden olabilir ve sonuna kadar okumaz. Üçten fazla paragraf yazdıysanız, fikri özetlemek için tekrar okumayı deneyin veya konunun tamamını içeren bir ek ekleyin.
Profesyonel bir e-posta gönderirken hiçbir koşulda “lütfen” sormayı veya teşekkür etmeyi unutmayın. Bu kelimeleri kullanırken samimi olun çünkü genel bağlamda ironi mi yoksa alay mı yaptığınızı anlamak mümkün.
Başka bir öneri de, iş adresiniz, telefon numaranız ve dahili numaranızı içeren e-postanın sonunda tam adınızı ve iletişim bilgilerinizi içeren bir imza sunmaktır. Bu veriler, gerekirse sizinle daha doğrudan bir iletişimi kolaylaştıracaktır.
E-postanızı yazdıktan sonra dikkatlice inceleyin. İlk başta normal görünen, ancak okuyucunuzun bakış açısından işe ilgisizlik veya özensizlik olarak görülebilecek bir şeyi gözden kaçırmış olabilirsiniz.
Anında geri bildirim vermeyi önemseyen insanlar, iş süreciyle daha fazla ilgilenirler. Konu ne olursa olsun okuyucunuza geri bildirimde bulunun. Yeterince yanıt vermek için daha fazla zamana ihtiyaç varsa, lütfen nedenini açıklamak için bir e-posta gönderin.