Dobře strukturovaný a správně napsaný profesionální e-mail je v organizacích velmi dobře hodnocen. Obecně platí, že manažeři hledají talenty, kterým záleží na jejich osobní image i image společnosti, aniž by přitom ztratili ze zřetele určité formality v komunikačním procesu.
Je jasné, že sociální sítě, dnes hojně využívané moderními společnostmi, umožňují, aby byl tento proces rychlejší a dynamičtější, ale přece ano, e-mail je i nadále velmi účinným médiem v obchodním světě, ačkoli mnoho profesionálů má pochybnosti a dělá chyby, pokud jde o Odeslat.
vidět víc
Aktualizováno! 5 nejlepších návrhů na práci na volné noze pro…
Manažer odmítl uchazeče o zaměstnání poté, co se domníval, že „také…
Protože kontakt není přímý, musíte být velmi opatrní se slovy a umístěním vět. Malá chyba může vytvořit dojem, že jste panovačný nebo nedbalý profesionál.
Abyste této situaci nepodléhali a věděli, co dělat, když musíte ve svém pracovním prostředí poslat e-mail.
První péči, kterou musíte věnovat, je výběr předmětu e-mailu. Toto pole je nutné vyplnit vždy, bez ohledu na příjemce. Přednostně zvolte název, který čtenáře seznámí s tím, co bude uvedeno v těle e-mailu. Vyhněte se výrazům jako: „naléhavé“ nebo „pozornost“, naopak usilujte o objektivitu a jasnost.
V úvodní větě se věnujte hlavnímu tématu svého e-mailu. Než se dostanete k hlavnímu bodu, vyhněte se jakémukoli napětí. Vězte, že sotva čtenář bude mít zájem dočíst váš e-mail až do konce, aby zjistil, jaké překvapení ve vašem e-mailu vlastně je. Buďte tedy vždy objektivní.
Jakému předmětu se chcete věnovat? Jaký druh zprávy chcete předat? Bez ohledu na vaše záměry při odesílání e-mailu se snažte být srozumitelní a dobře volte slova. Mějte na paměti, že účinek vašeho e-mailu na čtenáře závisí na slovech, která použijete k jeho uvedení. Pokuste se jít přímo k věci a objasněte téma. Řekněte hned, co potřebujete.
Vyhněte se co nejvíce posílání e-mailů napsaných velkými písmeny, pokud není vaším záměrem působit na čtenáře hrubě. Tento typ zdroje vyvolává dojem, že křičíte, jste autoritativní nebo hrubý, což může poškodit vaši profesionální image a dokonce ohrozit význam vašeho sdělení.
Snažte se používat vhodný jazyk, který je pro čtenáře snadno srozumitelný.
Příliš neformální jazyk, slang a zkratky mohou být pro některé lidi považovány za neznámé výrazy.
Co se může stát, je obrovský hluk v komunikaci a potíže s dosažením dohody.
Při přeformulování e-mailu se jej snažte napsat stručně a jasně. Pokud je vaše zpráva příliš dlouhá, může vyvolat čtenářův nezájem a nebude číst až do konce. Pokud jste napsali více než tři odstavce, zkuste si to přečíst znovu, abyste shrnuli myšlenku, nebo vložte přílohu s celým předmětem.
Při odesílání profesionálního e-mailu se za žádných okolností nezapomeňte zeptat „prosím“ nebo poděkovat. Když použijete tato slova, buďte upřímní, protože v obecném kontextu je možné pochopit, jestli ironizujete nebo zesměšňujete.
Dalším návrhem je předložit podpis s celým jménem a kontaktními informacemi na konci e-mailu, který zahrnuje vaši pracovní adresu, telefonní číslo a linku. Tyto údaje v případě potřeby usnadní přímější komunikaci s vámi.
Po napsání e-mailu si jej pečlivě zkontrolujte. Možná vám uniklo něco, co se zpočátku zdálo normální, ale z pohledu vašeho čtenáře by to mohlo být považováno za lajdáctví nebo nezájem o podnikání.
Lidé, kterým záleží na okamžité zpětné vazbě, se více zajímají o pracovní proces. Bez ohledu na to, o jaké téma jde, poskytněte svému čtenáři zpětnou vazbu. Pokud je na adekvátní odpověď potřeba více času, zašlete prosím e-mail s vysvětlením proč.
